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働き方改革や新しい生活様式の実践により、急速にペーパーレス化(文書の電子化)が普及してきました。しかし、「ペーパーレスのやり方がわからない」「これまでの仕事のやり方を変えたくない」という理由からペーパーレスに踏み切れていない企業も多いのではないでしょうか。

このような悩みに合わせて、この記事ではペーパーレス化にどのような効果があるのかをまとめました。この記事で得られる情報は次の通りです。

  • ペーパーレス化によってどのような恩恵が得られるのか、デメリットはあるのか
  • どのような業務がペーパーレス化できるのか
  • ペーパーレス化の方法
  • ペーパーレスを導入する際にどのようなことに気をつければよいのか
  • アクシアでのペーパーレス導入の効果

アクシアは2021年9月現在、オフィスをなくして完全テレワークで業務を行っています。完全テレワークに移行する際に行ったペーパーレス化の効果についても紹介します。この記事がお役に立ちましたら幸いです。

システム開発や保守・運用でお困りの方はこちらからお問い合わせください。

ペーパーレス化のメリット・デメリット

それでは早速、ペーパーレス化のメリット、デメリットを紹介します。

メリット

ペーパーレスにすることで、紙で業務を行うこと以上に多くのメリットを受けられます。実例とともにメリットを紹介します。

コスト削減

一番効果があるのはコスト削減です。具体的には以下のとおりです。

  • 紙が無駄にならない
  • 封筒、切手がいらない
  • プリンターのインク・トナーがいらない
  • プリンターがいらない

などのように、かかるのが当たり前だと思われていた費用を削減することができます。また、プリンタの置き場所や資料の保管場所にしていたスペースが空き、他の作業に活用することができます。

業務効率アップ

紙で業務を行うときにかかっていた時間と手間を、大幅に短縮することができます。具体的には以下のとおりです。

  • コピー、配布が容易
  • 修正が容易
  • いつでも・どこでも・誰でも見ることができる
  • 郵送する際の封入作業、投函の手間がなくなる
  • 紙や封筒、切手の購入作業がなくなる
  • 資料などの検索が容易になる
  • 資料のページ設定を調整して、資料を必要部数印刷して、ホチキス止めしてなどの事前準備がなくなる

特に紙の資料を用いて打ち合わせする場合、打ち合わせの前日に30分から1時間かけてプリントアウトを行っておく必要があり、かなりの時間と手間が必要でした。紙を使わない場合は資料をメールなどに添付するだけで済むため、大幅に短縮することができます。

修正も簡単です。紙の場合、1枚1枚手書きやシールで対応しなければならず、修正がとても面倒です。電子文書ならば数分で修正完了します。置き換え機能を活用して、間違えた箇所全てを一度で正しい文章に修正することも可能です。

資料検索も紙の場合は探すのがとても大変ですが、電子化を行うとキーワードを入力するだけで検索が完了するためすぐに取り出すことができます。

また、紙の場合は手元にないと何もできず、配布は手渡し又は郵送しか方法がありませんでしたが、電子化することでこれらを気にせずに扱うことができます。パスワードやアクセス権限をかけられるため、セキュリティ上も安心です。

地球環境にやさしい(SDGsの取り組み)

  • 紙やインクなどを必要以上に使わないため、資源を大切にできる
  • 輸送にかかるCO2排出などがかからない

SDGsとは「持続可能な開発目標」のことで、「貧困、差別、環境に関する問題を世界中の人々で2030年までに解決していこう」という計画です。ペーパーレスを行うことにより、環境にやさしく持続可能な社会を実現することができます。

資料が見やすい

デスクトップに複数枚並べて閲覧する場合は見ずらいと思うかもしれません。しかし、字が小さくて見えにくい部分はズームが可能なこと、印刷による文字潰れの心配がないことから紙よりも見やすいと考えます。

デメリット

デメリットとして、「コピーが容易なのでインターネット上で取り扱いを間違うと拡散してしまい、改修が困難」なことが挙げられます。

業務にまつわる文書のやり取りでは、デメリットは特にないと考えます。

しいていうなら、図を書くときにPCで図を書くより紙に書いた方が早いことがあります。ただ、これらはペンタブレットなどの普及によりデバイスを用意すれば解決されると思います。

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ペーパーレスにできる業務

それでは、いま行っている業務はどこまでペーパーレスにできるのでしょうか。結論からいうと、ほとんどの業務がクラウドサービスを利用してペーパーレスにできます。各業務ごとに詳しく見ていきましょう。

契約締結

製本したり、捺印をしたりと作成が大変な契約締結書類。特に契約書を2通作成して双方で持ち合う場合、郵送が往復するまで日数がかかり契約締結完了まで時間がかかりネックでした。
「クラウドサイン」などの電子署名サービスを利用することで、そういったわずらわしさから解消されます。もちろん、紙同様の法的効力があります。

  • 収入印紙が不要
  • 印刷の手間がかからない
  • 製本の手間がかからない
  • 捺印の手間がかからない
  • 郵送の手間がかからない
  • 返送の手間がかからない
  • 契約締結完了までの時間短縮
  • 保管場所(書類用の棚など)がいらない ※契約書には法令で所定の期間保管することが定められています
  • 捺印の為の出社が必要ない

特にリモートワーク下では、捺印のための出社が必要ないことによるメリットが大きいです。

請求業務

郵送作業にとても手間がかかる請求業務は、「マネーフォワード」などのサービスを利用することで、以下のメリットがあります。

  • 印刷の手間がかからない
  • 捺印の手間がかからない
  • 郵送の手間がかからない
  • メール送付か郵送代行を依頼できる
  • 郵便のトラブルで不着になるリスクを回避できる
  • 人為的ミスを減らすことができる
  • クラウド上で開封状況か確認できる
  • リモートワークで対応可能

請求業務に関するクラウドサービス(請求書発⾏システム・帳票管理システム)は、⾒積書から領収書まで⾃動作成できることが特徴です。システムからメール添付できるほか、郵送代⾏サービスもあり、ばらけがちな帳票を⼀元管理できます。会計ソフトと連携すると、売掛金管理も楽になります。

また、顧客情報と紐づけて管理できるため、手作業で起こりがちな宛名間違いや内容間違い、転記ミス、対応漏れなどといったミスを減らすことができます。

購買・支払・経費精算業務

「楽々精算」などのサービスを利用することで支払依頼・経費精算の社内承認もクラウド上で可能となります。

  • 紙のやり取りが不要となる
  • 承認・差し戻しのやりとりをクラウド上で実施でき、記録が残る
  • クラウド上で振込処理まで完了する

購買・支払・経費精算業務に関するクラウドサービス(⽀払管理システム・経費精算システム)は、社内稟議用の決済機能を備えているものもあり、⽀払依頼稟議から払い出しまでまとめて管理できます。

労務業務

「SmartHR」などの労務管理システムサービスを利用することで、従来紙が必須だった業務をクラウド上で完結することができます。

雇用契約、社会保険、給与明細、年末調整など、従業員がフォームに入力・登録するだけで完了します。入社手続きから退社手続きまで、人事情報を一元管理できることも大きなメリットです。

リモートワークの場合、労務は特に紙での配布、回収が煩雑であるため導入が必須といえます。

会計処理業務

会計ソフトをクラウド上で扱えると、リアルタイムで情報が更新される、在宅でも対応できるといったメリットがあります。

さらに、請求・支払、経費管理、給与管理のシステムクラウド上で連動し会計データに自動反映されるサービスを利用することで、すべてクラウド上で管理が可能となります。マネーフォワードなどはこれらのサービスをすべて揃えており、簡単に連携を行うことができます。

稟議・決済業務

ワークフローシステムを利用することで、捺印の為に出社したり、稟議書・決裁書を印刷する手間を省くことができます。外出先でも利用できるため、決済責任者がつかまらず業務が進まないという問題を解消することができます。

また、承認フローが可視化されており、稟議の進捗を把握することができます。

会議の打ち合わせ資料

どのような業界でも会議用の打合せ資料を準備することが多いですが、この印刷コストはバカにはできません。事前にファイルを配布するか、オンラインミーティングで画面共有で資料を見せるかの対応を行えば、膨大な量の紙の節約をすることができます。

持続可能な社会の実現という観点から、打合せにあたって業者に紙の配布資料を求める会社は淘汰された方がいいと考えます。

納品物の紙での納入

紙の製品が納品物である場合を除いて、パンフレットや冊子などもペーパーレス化することができます。システム業界でも仕様書や利用マニュアルを紙で納品するケースがありますが、前時代的であり淘汰されるべきだと考えます。

クラウドサービスの利用について

クラウドサービスを利用すると、3つの利点があります。

①紙と同じような使い心地を追求しているサービスや、普段使い慣れているスマホ・タブレットに対応したサービスが多いため、思っているよりも簡単に導入ができる
②月々数千円〜で導入できる
③自社のシステムと連携することで、入力の手間が大幅に削減できて業務効率がアップする

③に関しては、別の記事でピックアップしてご紹介しています。請求業務をメインテーマに取り上げたお話ですが、上記で取り上げた業務のクラウドサービスすべてに通用します。よろしければこちらもあわせてご覧ください。↓

ペーパーレス化の方法

ペーパーレス化を進めるときには、事前にどの業務をペーパーレス化するかを洗い出す必要があります。一度に全てをペーパーレス化しようとすると負担が大きく、従業員が混乱する可能性があるため、できるところから少しずつ段階的に進めていきましょう。

洗い出しが終わったあと、一度プリンターがない想定で社内の一連の業務を回すシミュレーションをしてみることをおすすめします。

プリンターがなくなる想定で考えると、気付かなかった些細なことでも「紙」を使っていることがわかります。そうすることで、事前の洗い出しでは気づかないポイントでプリンターを使用していることに気づくことができます。

紙を使っているポイントを洗い出したら、それを解決する手段(クラウドサービスの利用や、社内の既存のシステム・サーバー・仕組みの活用)を検討します。

検討のポイントとしては、業務に携わる従業員と管理者の双方が使いやすいと思えるツールを選定しましょう。クラウドサービスならば無料トライアル期間があるので、試してみるのもよいかと思います。

社内にシステムに詳しい方がいないなど、お困りの場合はぜひアクシアにご相談ください。

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導入の際に気をつけるポイント

導入の際はどのようなことに気をつければよいでしょうか。

仕事のやり方が変わることに抵抗がある方への対応

取引先がペーパーレスに対応しておらず、紙での対応を依頼される場合があります。
「やり方がわからない」「うちは契約処理は電子化に対応していなくて……」などの理由で電子契約に対応いただけないケースです。電子契約と聞くと難しそうだと感じる方が多いのかもしれません。

実際の手順は多くの場合、メールの案内に沿って簡単な入力をするだけで、会員登録なども必要ありません。

社内でも、使い慣れている紙での作業を好む方がいる場合があります。導入したが結局紙の業務に逆戻りという事態が起こらないように、ペーパーレスによる効果やなぜペーパーレスにしたいのかを説明し、理解をしてもらった上で導入を行う必要があります。

どうしても紙をゼロにできないポイントがある

官公庁の書類など、紙でしか対応していないものがあります。デジタル庁が発足されましたので、今後に期待します。

アクシアでのペーパーレス化による効果

完全テレワーク前から基本的に紙を印刷しない社内文化としてきましたが、それでもテレワークに切り替えた際に紙を使っている業務が多くあることをあらためて認識しました。今ではとことん紙を使用しない会社になりました。

請求業務

テレワーク前は印刷、捺印、郵送を行っており、月初5営業日ほどかかっていました。
今は2営業日以内に処理しています。

契約業務

テレワーク前は紙で行っていました。製本・郵送などの手間が大きく、郵送の時間を入れると締結完了まで1〜2週間かかっていました。

人事・給与

雇用契約、給与明細、年末調整などすべて紙で行っていました。オフィス解約前は東京と札幌にオフィスがあり、札幌には郵送していましたので、とても時間がかかっていました。

ペーパーレス対応後は年末調整の添付書類の郵送を除き、すべてクラウド上で処理できています。

打ち合わせ資料

テレワーク前から少なくするようにしていましたが、それでも相当な量を印刷していました。テレワーク後はすべて電子ファイルにしています。

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ペーパーレス化の効果は?完全テレワークのシステム開発会社が紹介します・まとめ

ペーパーレス化を行うには、それなりの導入コストがかかります。しかし、今までかかっていた紙や印刷・郵送のコストを考えると、導入後の方が大きくコストを抑えることができます。

アクシアにシステム開発を依頼したお客様からも、ペーパーレスにより業務効率がアップした、テレワークができるようになったという声をいただきます。実際に導入すると便利な部分が圧倒的に多く、追加で他の業務のペーパーレス化を進めたいと意欲的になるお客様が多くいらっしゃいます。

行政でもペーパーレスに対する業務改革が進んでおり、これからの時代、さらにペーパーレス化は加速すると考えられます。それに先駆けて社内のペーパーレス化を進め、慣れておくのも一手かもしれません。

この記事がペーパーレス化について考えるきっかけになりましたら幸いです。最後までご覧いただき、ありがとうございました。