「日々の業務の中でも、請求業務はひときわ面倒に感じる。」
「膨大な量の請求書の発行・送付作業を手作業で行うことに、もううんざりしている…」
このような請求業務に関してのお悩みを抱える企業様に、ぜひ知っていただきたい情報があります。
既存のクラウド型サービスを自社で運用している業務システムと連携することで、請求書の発行業務を格段に効率化することができます。実際にアクシアでは、月初5営業日以内に送付していた請求書が、月初2営業日で安定して送付できるようになりました。
クラウド型サービスと業務システムを連携すると、業務効率化だけではなくペーパーレス化によるコスト削減も期待できます。
この記事では、現状どのような業務をしている方にクラウド型サービスが適しているのか、連携するクラウド型サービス選定のポイント、クラウド型サービスと自社の業務システムの連携の方法を紹介します。
請求業務の現状を打開する、クラウド型サービス連携
自社で運用している業務システムが以下の状況に当てはまる場合、既存のクラウド型のサービスと連携することで、請求書の発行業務を格段に効率化することが可能です。
- 業務システムから請求データを抽出し、別途ソフト(Excelなど)で請求書を作成している
- 作成した請求書を印刷し、封筒に詰めて、郵送している封筒の宛名ラベル印刷を行っている
- 紙の請求書に捺印するために出社している
- 業務システムから請求書のPDFが出力できるが、出力したPDFファイルを別途メールにて各顧客に手動で送っている
これらの請求書の作成作業・メールや郵送での請求書送付作業が、すべてクラウドにて完結できるようになります。社内業務システムで適切な業務フロー(承認フロー)を組めば、社内の手続きもすべてオンラインで完結できます。
クラウドで完結できるようになると、このようなメリットが生まれます。
ペーパーレスになる
郵送で請求書を送っていた場合、紙や封筒・切手を使わずに済むことができ、コスト削減が期待できます。場合によっては複合機や人件費の削減も可能です。
また、請求書を保管するスペースが不要になることも大きなメリットです。「法人における請求書の保存期間は7年」と決められており、紙で保存する場合は長期保存するためのスペースが必要でした。
しかし、2005年に「電子帳簿保存法」が改正されたことに伴い、国税関係の書類の一部を電子データ保存・スキャン保存しても良いと認められました。そのため、請求書の保管も条件さえ合っていれば電子データ・スキャン保存できるようになり、保管場所だったスペースを他の作業に活用することが可能です。
請求書発行に関するミスを減らせる
クラウド型サービスを利用することにより、これまで人の手で行っていた作業を自動化することができます。これにより、手作業で起こりがちな宛名間違いや内容間違い、未発送などといったミスを減らすことができます。
管理がしやすい
請求書をまとめて保存できるため、管理がしやすくなります。また、検索も可能ですので探す手間を減らすことができます。そしてクラウド型サービスには、先方の受領状況を確認できる機能がついています。
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請求業務の効率化を実現する手段
クラウド型の請求管理システムは、数多の会社から提供されています。費用や機能などさまざまですが、選定のポイントとしては「外部のシステム(自社の業務システム)とスムーズに連携開発ができるか？」がポイントとなります。
今回はAPIやCSVファイル連携を使って、比較的スムーズに連携が実現可能な「マネーフォワードクラウド請求書」を例に活用事例を紹介します。（このほかのクラウドサービスでも同じことが実現可能なものもあります。もしご不明な場合はお問い合わせください。）
マネーフォワードクラウド請求書について
マネーフォワードクラウド請求書は、株式会社マネーフォワードが運用するクラウド型(SaaS型)のサービスです。月額2,980円（税抜）から使用することができます。
取引先・印影・品目など、フォームに沿って入力するだけで、見積書・納品書・請求書・領収書の作成が簡単にできます。プレビューを見ながら作成できるため、PCが苦手な方でもわかりやすく使いやすいサービスです。
「マネーフォワード」の商品は他にも、「会計」「給与」「経費」「勤怠」などの機能も提供しています。詳しくは、マネーフォワード社のサービス紹介ページをご覧いただければと思います。
マネーフォワードクラウド請求書でできること
他のシステムと連携しなくても、マネーフォワードクラウド請求書内で顧客データと請求データの管理ができます。加えて、請求書の送付や郵送の代行依頼ができます。
※料金体系についてはこちらを参照ください。
マネーフォワードクラウド請求書と自社システムの連携機能の開発について
マネーフォワードクラウド請求書と業務システムを連携することで、社内で確定した請求データと顧客データがマネーフォワードに連携され、請求データがマネーフォワード内に自動的にできあがります。送付手続きは、マネーフォワード管理画面からワンクリックでメール送付・郵送送付ができます。
マネーフォワードクラウド請求書を自社システムと連携する方法は2つあります。
連携方式①CSVファイル連携
安価に実現できる方法です。しかし、出力した請求データのCSVや顧客データのCSVを手動でマネーフォワードにアップロードする作業が必要になり、後述するAPI連携に比べてひと手間かかることとなります。
開発要件としてはマネーフォワードが指定するCSVのフォーマットに沿って、請求データ、顧客データを出力する機能を開発するのみとなりますので、システム開発の工数はAPI連携よりも少なく、安価になります。
連携方式②API連携
おすすめの連携方式です。業務システム内の請求データや顧客データを、業務システムで情報が確定したタイミング(請求承認を承認者が承認したタイミングなど)でマネーフォワードにAPIを通じて自動でデータ連携する方式です。
業務システムの操作者は「マネーフォワードに別途データ登録を行う」という作業が必要なくなり、業務システムの機能を操作しているだけで、データ連携が実現されます。
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請求書の送付処理はマネーフォワードの画面にログインして、請求書の送付を行う必要がある
請求書のデータ連携までは前述のとおりAPIにて自動連係が可能ですが、請求書のメール送付についてはマネーフォワードの管理画面にログインして操作が必要です。請求書の郵送依頼については、マネーフォワード管理画面にログインしなくてもAPIにて自動連係可能です。(2021年8月現在)
2023年開始の「インボイス制度」にむけて
2023年10月1日より、インボイス制度が導入開始されます。この制度はなかなか煩雑で、従来の請求業務の進め方を続けていると、制度が導入開始されたときに手間と時間が今まで以上に必要になる可能性があります。
そこで、インボイス制度が導入される2023年までに、請求書の完全電子化を目指す動きが活発になっています。請求書・領収書のデジタル化、会計クラウドサービスとの連携を政府と民間企業が一体となって推進しています。
国内10社が協力して設立した「電子インボイス推進協議会」では、どんな企業でも低コストで容易に利用できるように、加えてグローバルな取引にも対応できる仕組みとするために、請求書の仕様の統一化に取り組んでいます。（日本標準仕様の策定）請求書の完全電子化を通じて、業務の負担削減や効率化、テレワークの促進を期待しています。
今のうちからクラウドサービスの活用を始め、インボイス制度に対応できる準備を始めておくのはいかがでしょうか。
補足：インボイス制度とは
インボイス制度（正式には「適格請求書等保存方式」）は、現在の8％、10％といった複数税率に対応した消費税の仕入税額控除を受けるための新たな制度改正です。
適確請求書（インボイス）とは、売り手が買い手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるものです。インボイス制度が導入されると、 売り手である登録事業者は、買い手である取引相手（課税事業者）から求められたときは、インボイスを交付しなければなりません。また、交付したインボイスの写しを保存しておく必要があります。
適格請求書（インボイス）を発行できるのは、「適格請求書発行事業者」に限られます。「適格請求書発行事業者」になるためには、登録申請書を提出し、登録を受ける必要があります。登録をしておかないと、仕入税額控除を受けることができません。
登録申請書の提出は、2021年10月1日から可能です。導入開始日に登録を受けるためには、2023年3月31日までに提出する必要があります。期限間近になると混雑が予想されるため、早めの申請をおすすめします。
詳しくは国税庁のインボイス制度特集ページをご確認ください。
クラウドサービスを賢く利用するメリット
請求業務や人事給与など、どの企業にも共通する機能については、優秀なクラウド型のサービスが多数開発されリリースされています。これらの機能については、多数の顧客向けに開発されているものですので、比較的安価に利用できます。
自社でオリジナルを用意する必要性がなければ、独自開発せずに賢くサービスを利用し、自社の独自性の高い業務の効率化に時間とお金を投資するほうが業務全体の効率化がすすみます。
今回は請求業務という一例をあげましたが、クラウド型サービス側でシステム連携の手段が用意されているケースが多くあります。
もし自社ですでに利用しているものがあり、連携することでさらなる効率化の余地があるかどうか知りたい方はぜひアクシアにご相談ください。
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