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以前、「提案依頼書の書き方」という記事を公開しました。

今回はこの記事に沿って、架空の会社が基幹システムをリニューアルするという前提で、提案依頼書(RFP)を作成してみました。

提案依頼書を作る際の参考になりましたら幸いです。

背景、目的、課題、ゴールを設定する

まずは必要な情報を洗い出していきましょう。

今回の架空の会社の設定は以下のとおりです。

  • 社員が100人いる印刷会社
  • テレワークの本格化をして極力出社を無くしたい
  • 現在使っているシステムがあるが、テレワークをすると使いにくい部分があったためシステムのリニューアルをしたい
  • アフターコロナによりデザイン部と営業部はテレワークを進めていた(Web会議やチャットツールの導入、資料のデータ化など)
  • 業務部の社員はテレワークにできなかったため、業務部のテレワークをすすめたい
  • (業務部)在庫管理、販売管理がオフィスのPCでしか操作できなかったため、在宅でも仕事ができるようにしたい
  • (営業部、デザイン部)テレワークでデータのやりとりをしていて、複数のアプリを使っていたため最新データや必要なデータがわかりにくかった。データを一括管理できるようにしたい
  • 紙ベースの処理が多くあり、テレワーク下でも週3回は出社せざるをえなかったため、ペーパーレス化できないか検討している

この情報を整理して、システムを作る背景、目的、課題、ゴールを設定していきます。

背景

アフターコロナによりテレワークの導入を本格化しようとしたが、現行のシステムではまかなえない点が出てきた。そのため、システムをリニューアルしてテレワークの本格化をはかりたい。

目的

  • テレワークの本格化をして極力出社を無くしたい
  • 業務部が在宅でも仕事ができるようにしたい
  • データの一括管理ができるようにしたい
  • クラウド型サーバーへの置き換え
  • ペーパーレス化の促進

目的の面では、明確に達成する手段がわかっているものがあれば記入していきましょう。
今回の場合、現行のシステムが会社でしか使えないため、テレワーク化が進まない原因となっています。そのため、クラウド型サーバーへの置き換えを目的に設定しました。

課題

現状の問題点を洗い出します。

  • (業務部)在庫管理、販売管理、購買管理がオフィスのPCでしか操作できないため毎日出社しなくてはならない
  • (営業部、デザイン部)テレワークでデータのやりとりをしていて、複数のアプリを使っていたため最新データや必要なデータがわかりにくい
  • 紙ベースの処理が多くあるため、出社せざるを得ない

ゴール

問題が解決したとき、具体的にどうありたいかをなるべく定数的・定量的に設定します。

  • テレワークの本格化をして、全社員が週1出社で済む状態にする
  • データの一括管理をすることで作業時間を30%短縮する
  • ペーパーレス化を進めることで業務効率をアップさせ、60%のコスト削減をはかりたい
  • 繁忙期の落ち着いた2022年4月に運用を開始したい

システム開発や保守・運用でお困りの方はこちらからお問い合わせください。

現状の業務内容の流れを整理する

現在の業務フローと、既存のシステムがあれば既存システムのフローを整理しておきましょう。

業務フロー

①顧客から見積もり依頼を受ける。このとき、どのような印刷物にするか顧客と打ち合わせ、紙の種類とイメージを決定する。見積を現行の業務管理システムに入力し、見積書を出力する。

②営業が顧客から印刷物の受注をする。
デザインを制作する場合、必要な原稿や写真素材などを顧客からもらう。営業が顧客から、手渡し・メール・FAX などで原稿を受け取り入稿する。

③受注したら業務管理システムに受注情報を入力し、注文請書を出力する。注文請書を顧客に郵送する。

④デザインをして校正をする。デザイン部が顧客から受け取ったデータをデザインする。出来上がったデザインを確認用の紙(校正紙)や PDF に出力し、営業が顧客に手渡し・メール・FAX で送る。顧客側が受け取り、文字・デザインの確認を行う。修正が発生した場合、印刷会社に差し戻して修正を行う。修正がなかった場合、校了として次の工程に進む。

⑤印刷機で印刷できるようにデータを変換し,印刷用の版を作り、印刷を行う。

⑥検品を行う。

⑦出荷する。業務管理システムに出荷情報を入力し、納品書を発行する。営業や配送便で印刷物を顧客に届ける。

⑧納品完了

⑨業務システムで請求管理を行う。請求書を出力し、顧客に郵送する。

⑩顧客からの入金を確認し、業務システムに売上登録をする。領収書を発行する。

業務フロー例

既存システムのフロー

システムを使った業務フローを整理します。今回は以下の図のように洗い出しました。

システムを使用した業務フロー例

また、システムを使用しているどの部署の人がどの業務を担当しているのか、作業量も共に明確にしておきましょう。業務フローの見直しをすることで、新たな課題が出てくることもあります。

例えばこのように洗い出してみると、電話での問い合わせ対応がかなり多く時間を使っていることがわかり、作業の負担になっていることが可視化できました。

業務で使用している機器のスペックも確認しておきましょう。システムによって推奨スペックが異なるため、場合によっては社内PCを入れ替えなければならない可能性があります。

機種:DELL Latitude 3570
OS:Windows10
メモリ:4GB
CPU:Intel Core i3 6100U 2.3 GHz
ブラウザ:Google Chrome
台数:50台

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提案依頼書の作成

材料が揃ったら、いよいよ提案依頼書を作成していきます。以下の項目を埋めるようなイメージで作成していきます。

  • 提案依頼概要
  • 現行システムの課題と解決イメージ
  • 提案依頼手続き
  • 提案依頼内容
  • 契約についての条件

提案依頼概要

プロジェクトの全体像を伝える部分となります。

  • システム開発を依頼するに至った背景
  • なぜシステム開発をしたいのか、目的と方針
  • 会社・組織概要
  • 新しいシステムの利用者
  • 開発想定予算

などを簡潔に書いていきます。長くなる場合、別紙参照として資料を用意しましょう。

背景

現在のシステムは、2010年10月に導入したものです。テレワークの導入を本格化しようと計画した折、現在のシステムではテレワークの業務にマッチせず支障をきたしております。現業務の課題を解決するとともに、更なる事業拡大にも耐えうる販売管理システムを導入したいと考えています。

目的

アクシア印刷では、プロジェクトの目的を以下のように設定しました。

  • テレワークの本格化。
  • 現課題を解決するとともに、事業が拡大しても円滑に業務がまわる仕組みを構築すること。
  • 具体的には、業務部が在宅で業務を行えるようになること、データ管理の一元化、ペーパーレス化の促進を実現するためにクラウド型サーバーへの置き換えが必要と考えています。

現行システムの課題と解決イメージ

現行システムの課題は以下の通りです。現行システムの機能ごとの課題については別紙を参照してください。

  • 現行の販売管理システムがオフィスのPCでしか操作できないため、業務部が毎日出社しなくてはならない
  • 営業部、デザイン部では、データのやりとりを複数のアプリで行なっており、最新情報がわかりにくいためミスが発生している
  • 電話対応が業務の負担となっている
  • 原稿の手渡しやFAXでの入稿など、紙ベースの処理が多くあるため、出社せざるを得ない状況

課題解決のイメージとしては、以下のような効果を期待しています。

  • テレワークの本格化をして、全社員が週1出社で済む状態にする
  • データの一括管理をすることで作業時間を30%短縮する
  • システム化することにより、電話対応の負担を極力なくす
  • ペーパーレス化を進めることで業務効率をアップさせ、60%のコスト削減をはかりたい

現在のシステム構成

現在のシステム構成は以下の通りです。業務内容等、詳しくは別紙を参照ください。(前項の業務フローの整理が載せてあるイメージです)

現行システムの機器情報は以下の通りです。

機種:DELL Latitude 3570
OS:Windows10
メモリ:4GB
CPU:Intel Core i3 6100U 2.3 GHz
ブラウザ:Google Chrome
台数:50台

会社概要

発注者企業名:アクシア印刷
発注者所在地:東京都千代田区xx-x
業種:印刷業
年商:約10億円(昨年度実績)
社員数:約100名(パート・アルバイト含む)
事業内容と取扱商品:印刷全般とプランニング・ デザイン・制作のトータル業務
名刺、カタログ、パンフレット、ポスター、チラシ、会報、事務用印刷物等

組織図は別紙パンフレットを参照ください。

※組織図はシステムの権限管理や組織階層の管理が必要な場合に使われるため、記載しておきましょう。

新しいシステムの利用者

本社の全部門:60人

予算

現時点で予算化は行われておらず、提案の妥当性からビジネスプランおよび予算化を行います。

提案依頼手続き

ベンダーに提案してもらうためのスケジュールや、条件を伝える部分です。

  • 提案依頼書に関する質疑応答のスケジュール
  • 提案書を提出してもらいたい期限
  • 参加条件
  • 提案書の採否連絡スケジュール
  • 提案書の対応窓口

スケジュール

スケジュールは次の通りです。

8/15〜25:Q&A期間(仮予定)
8/28〜31:プロポーザル期間(仮予定)
提案書の提出期限:2021年8月31日 15時(必着)

提出場所 :アクシア印刷 開発部 RFP担当 axiadev@example.com
納入品の方法 :郵送、持参、もしくは電子データで提出
提出物の形態 :提案書(コピーを2部、電子媒体1式)

提案書の採否連絡

第1段階として提案書の内容から選定し、提案書の採否は営業担当者または説明会出席の担当者に以下のように通知する予定です。
①日時 :2021年9月5日〜6日(予定)
②内容 :採否の回答、および採用の場合は、プレゼンテーションの日時

提案依頼書(RFP)に対する対応窓口

アクシア印刷 開発部 RFP担当
住所:東京都千代田区xx-x
TEL:03-xxxx-xxxx
Eメール:axiadev@example.com

質問・問合わせについて
問合わせなどについては、基本的に電子メールにてお願いします。 回答は、翌日もしくは翌々日中に全提案各社に通知致します。

参加資格条件

システム開発に参画いただくITベンダー各社には、参加資格として以下の1 ~3の条件を満たしていることを必須といたします。
①ITコーディネータ、技術士(情報部門)などの、業務に精通したシステムの専門家、それに準ずる経験のあるメンバーを1名以上プロジェクトに参画できる体制にあること。
②貴社プロジェクトリーダーがプレゼンテーションに参加すること。
③プライバシーマークの認定、またはISMS認証を取得していること。

提案依頼内容

ベンダーに提案してほしい内容と範囲を伝える項目です。難しい部分は無理に書かずとも大丈夫です。

  • 提案の範囲
  • システム構成
  • 機能要求
  • 非機能要求
  • 設計・開発・テスト要求
  • 移行・教育要求
  • 納品条件
  • システム開発の納期及びスケジュール …など

提案の範囲

今回ご提案をお願いする範囲は以下の通りです。

  • 仕様書の作成
  • システムの設計、デザイン、コーディング作業
  • 本番サーバーの設定および本番環境への移行
  • システム運用の社内向け研修
  • システムの保守・運用

※提案の範囲は、どこまでの範囲をシステム会社に依頼するかを記載します。

システム構成

以下の要点を踏まえて、ご提案いただくシステム構成の明示をお願いいたします。

  • システム構成とそれぞれの機器に必要なスペックを明示してください。
  • 本システムの機能・性能要求を満たすサーバー構成をご提案ください。

機能要求

別紙の「機能要求一覧」をご覧ください。

※機能要求では、必要となる機能要件を記載していきます。ログイン機能の例えを出すと、ログイン機能がある、ログイン情報を保存する機能がある、パスワードの再発行機能がある、各ページへと遷移できる、それぞれの画面が存在する…などといった要件を明示します。

非機能要求

別紙の「非機能要求一覧」をご覧ください。

※非機能要求では品質やユーザビリティ、セキュリティ、保守運用面などの非機能要件を記載していきます。例えば表示速度は3秒以内にしてほしい、サーバーの管理をしてもらいたい、サポートの窓口担当者をつけてほしい、ログインから一定時間経過したらログアウトするようにしてほしい、などといった要件を明示します。

設計・開発・テスト要求

開発プロセス管理手法等についてご提案ください。

開発管理についての手順
開発にあたって使用する言語、開発ツール、支援ツール、システムソフトウェア製品を明記してください。

※設計段階から開発、テスト段階で必要な条件について伝える事項があったらここに明記しましょう。

開発推進体制

弊社の体制

弊社では、システムの詳細設計ならびにプログラム開発は、基本的に行いません。 プロジェクトは、以下の者が主に担当します。
プロジェクトマネージャー:アクシア印刷 田中太郎
プロジェクトリーダー:アクシア印刷 山田二郎

主な実施事項
当社システムについて御社へのご説明・成果物レビュー・対象言語、フレームワークをキャッチアップし当社でのメンテナンスを可能にします。

御社の体制

①プロジェクトチームの編成
本システム開発の責任者として、プロジェクト全体を十分に管理可能な方に担当をお願いします。プロジェクトリーダーの氏名、年齢、職位、マネジメン ト経験年数、経験業種・経験システムの種類、経験年数、資格等を明記ください。
②弊社とのコミュニケーション機能
提案企業は、弊社とのコミュニケーション機能として、通常時および緊急時において、どのような方法、タイミングで行うかを明記ください。

移行・教育要求

以下の要員に対する教育について、必要とする内容、期間、時期、方法等をご提案ください。
①プロジェクトマネージャー、プロジェクトリーダーへの教育

•提案されるシステムに際し、弊社で受け入れ、継続保守に必要とされる教育内容および教育期間

※システムの移行時の内容、教育について伝える事項があったらここに明記しましょう。

納品物

納品物は以下の通りとします。

  • 設計書
  • プログラム
  • システムのマニュアル
  • テスト計画書
  • テスト結果報告書
  • 仕様書

システム開発の納期及びスケジュール

以下要件を踏まえてプロジェクトスケジュールの明示をお願いいたします。

  • 本稼働開始年月日は2022年4月を予定しています。
  • 契約締結後、検収までのスケジュール案を明記してください。
  • スケジュールのタスクが誰のものなのか分かるよう明記してください。(貴社、弊社、委託先など)
  • 納品物の納入時期を明記してください。

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仮想の提案依頼書を作ってみて

実際に提案依頼書の作成をしてみると、想像以上の労力がかかることがわかりました。特に大事なところである、現在の業務フローの整理だけでもかなりの作業量になります。

しかし、業務フローを明確にしておくことで、目的が明確になったり、新たな課題点が洗い出せたり、システム会社との意思疎通がしやすくなったりと、契約成立後が楽になることと思います。

また、システムに詳しくないと記入が難しい部分がどうしても発生してしまうため、システム開発に詳しい担当者がいない会社だとかなりの時間がかかり、挫折しかねないと感じました。明確に決まっている部分や伝えたい事項のみ記載し、難しい部分は後からシステム会社と相談して決めていくのも一つの手だと思います。

この記事によってシステム開発成功のお手伝いができましたら幸いです。最後までお読みいただき、ありがとうございました。