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提案依頼書とは、企業が外注でシステム開発を行う際に用意する書類のことです。相見積もりのような、複数の会社から提案を受けたいときに多く用いられます。
この記事では、提案依頼書とはどのようなものなのか、提案依頼書を用意するメリット、提案依頼書を作成する前に準備すべきこと、提案依頼書の作成、添付すべき資料、作成時のポイントをまとめています。
特に提案依頼書の作成については、具体的には何を書いたらいいのか、項目例を紹介しています。この記事がお役に立ちましたら幸いです。
提案依頼書(RFP)とは?
提案依頼書とは、システム開発を業務委託で外注する場合に発注者側で作成することがある書類のことです。英語表記のRequest For Proposalの頭文字をとって「RFP」とも呼ばれます。システム開発会社により良い提案をもらうための重要な伝達手段となります。
提案依頼書の作成自体がシステム開発・保守・運用プロセス全体の知識・経験が必要となる内容が多いため、発注者側にそれなりのレベルが求められます。情報システム部門にSEを持つ企業などが提案依頼書を作成するケースが多いです。また、提案依頼書の作成が社内でルール化されている、比較的規模の大きな会社が発注元である場合が多い傾向にあります。
提案依頼書を作成する場合は原則、ベンダー数社から複数の提案を受ける前提となることがほとんどです。提案依頼書を受けて依頼を受けたベンダー側が提案の作成をする場合、多くのドキュメントを用意する必要があり、また、提出時にプレゼンを実施するケースが多いです。
RFIとの違い
似たような用語でRFI（Request For Information）というものがあります。RFIは「情報提供依頼書」と呼ばれ、提案ではなく、情報提供を依頼することです。製品のスペックなどの情報を各社から集め、選定を行うための情報収集時に使用されます。アクシアでは決まった製品を持たないため、これまでRFIを受けた実績はありません。
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提案依頼書を用意するメリット
提案依頼書がなく口頭での説明のみの場合、伝え漏れが起きてしまったり、こちらが求めているものが正確にシステム開発会社に伝わらない、ということが起きてしまいがちです。また、システム開発会社側でも、ベンダー各自の独自の提案となり、観点の違いや、欲しい情報に対して抜け漏れがあるなどという事態が起きてしまいます。
提案依頼書を作成することにより、そのようなすれ違いや抜け漏れを防ぐことができます。さらに、期待するシステム要件、非システム要件、保守、運用の要件を明記することで、各ベンダーから受けられる提案が同じ条件で記載した要件を前提としたものとなるため、提案の確度、粒度がそろい提案の比較検討がやりやすくなります。
期待する要件を明記した提案依頼書をしっかり作成するには、それなりのスキルを持った人材と工数が必要になります。
提案依頼書を作る前にすべきこと
まず、作りたいシステムが全社システムの中でどの位置付けにあるか確認をしましょう。そして影響のある範囲の部署へインタビューを行い、システム課題を洗い出しましょう。企業のシステムの全体像を捉え、それぞれの関係性を把握してから提案依頼書の作成を行いましょう。
はじめにしっかりとシステムの位置づけを捉えてから提案依頼書を作成することにより、最適なベンダー選定やシステム構築をすることができます。
また、後述する「提案依頼書の作成」の項目ごとにできるだけ定量化、定性化された目標数値を設定しましょう。そのためにはやりたいこと、重視することが明確になっている必要があります。どのようなシステムを作りたいのか、そのシステムによってどんなことを実現したいのか、将来像や理想像を明確にしましょう。
それを実現するには、提案依頼書を作成する担当者が、社内の利害関係者と十分にコンセンサスが取れている状態とすることが重要となってきます。
提案依頼書の作成
提案依頼書には決まったフォーマットはありません。しかし、以下のような項目を目安として盛り込んでいくと、依頼側が欲しい情報が全て網羅されるためおすすめです。
- 提案依頼概要
- 提案依頼手続き
- 提案依頼内容
- プロジェクト実施にあたっての取り決め
- 現行システムの課題と解決イメージ
- 機能要求
- 非機能要求
- 設計、開発、テスト要求
- 移行、教育要求
- 契約についての条件
1つずつ詳しく説明していきます。
提案依頼概要
プロジェクトの全体像を伝える部分となります。
- システム開発を依頼するに至った背景
- なぜシステム開発をしたいのか、目的と方針
- 会社・組織概要
- 新しいシステムの利用者
- 開発想定予算
などを盛り込んでいきます。
制作依頼をするに至った背景については、システム開発をしたい課題だけではなく事業全体の課題も盛り込んでおくことが重要です。事業上の課題が明確であれば、ベンダーはそれに沿った提案をしてくれます。
会社組織概要については、会社パンフレットを添付するのも良いでしょう。
予算はなるべく具体的な金額を提示しましょう。例えば500万円〜1000万円など幅を広く提示してしまうと、提案がベンダーごとに違ってしまい、比較がしずらくなってしまいます。
提案依頼手続き
ベンダーに提案してもらうためのスケジュールや、条件を伝える項目です。
- 提案依頼書に関する質疑応答のスケジュール
- 提案書を提出してもらいたい期限
- 参加条件
- 提案書の採否連絡スケジュール
- 提案書の対応窓口
などを盛り込みます。
提案依頼内容
ベンダーに提案してほしい内容と範囲を伝える項目です。
- 提案の範囲
- システム構成
- システム開発の納期及びスケジュール
- 納品条件
提案の範囲には、どこまでの範囲をシステム会社に依頼するかを記載します。例えばシステム開発のみを任せるのか、機器購入まで任せたいのかによって提案の範囲が違ってくるため必ず明記しましょう。
システム構成については、提案してもらうシステムの構成について、どのような形で情報を提示してもらうかを指定します。
納期については、〇〇年〇〇月〇〇日と明記するようにしましょう。
納品条件は、システムが完成した際に提出してもらいたい成果物を記載します。システムの仕様書や設計書、操作マニュアルなどがこれにあたります。
この提案依頼内容の項目に、現行システムの課題と解決イメージ、機能要求、非機能要求、設計・開発・テスト要求、移行・教育要求が追加で入ってくるイメージです。それぞれ細分化して後述します。
プロジェクト実施にあたっての取り決め
プロジェクトの実行体制、実行場所、各種費用負担内容などを伝える項目です。
- 開発期間
- 作業場所
- PCや使用材料費用の負担について
- 貸与する物件や資料について
プロジェクトを実施するにあたって知らせておくべき取り決めがあれば、こちらに記載しましょう。
現行システムの課題と解決イメージ
現在使っているシステムが抱えている課題と、解決した際のイメージを記載する項目です。この項目は、実情と理想像をベンダーに伝えるための重要な項目です。その際にイメージ図などを用いて伝えることも有効です。
- なぜシステム開発をしたいのか、目的と方針
- 現行システムとの関連
- 解決したい課題
- システム開発により狙っている効果（ゴール）
解決したい課題とシステム開発のゴールについては、特に定量的に設定することを意識しましょう。例えば、システム開発を行うことで現状8時間かかる仕事を3時間で終わらせるようにしたい、資料請求や問い合わせを月20件もらえるようにしたい、などです。
機能要求
理想像を実現するためにはどのような機能が必要なのかをベンダーに伝え、現実的な提案をしてもらうことを目的とした項目です。システムの機能要件を記載していきます。
- 必要となる機能一覧
- 画面一覧
- API一覧
- データ
などを要求したり、現行システムのマニュアルを提供したりします。
非機能要求
機能要求以外の非機能要求（ユーザビリティ、性能、拡張性、セキュリティなど）を伝える項目です。
- ユーザビリティ
- 品質
- 性能（パフォーマンス)
- 効果目標
- 拡張性
- セキュリティ
設計、開発、テスト要求
設計段階から開発、テスト段階で必要となる条件について伝える項目です。
- 開発推進体制
- 対応ブラウザ
- 開発管理
- 開発手法
- 開発言語
- 定例報告及びレビュー計画
- 保守・運用条件
特に保守・運用条件は重要な項目となります。システム完成後、不具合があった場合などの対応やバックアップ対応などを事前に取り決めておきましょう。
移行、教育要求
システムの移行時の内容、教育訓練についての条件を伝える項目です。
- 教育訓練内容
- 教育訓練期間
契約についての条件
契約についての条件は明記しておくと、ベンダー側から見ると安心感が得られます。
- 発注形態
- 検収
- 支払い条件
- 瑕疵担保責任期間
- 機密保持
- 著作権
など、このような内容も提案依頼書に記載しておくと、具体的に契約を取り交わす段になって双方の認識のギャップを埋めることができます。
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提案依頼書に添付すべき資料
提案依頼書は文書で作成されることが多く、情報量が多い図表を掲載したい場合は別紙に参考資料をつけると提案依頼書自体がすっきりと読みやすいものとなります。
例えば機能要求など、どうしても情報量が多くなってしまう項目は、提案依頼書には箇条書きでとどめておいて別紙に資料を添付するとわかりやすくなります。
また、実現するために使用するサードパーティーの製品のマニュアルやAPI仕様書があれば別紙として添付することで、ベンダー側での提案作成時に具体的な情報を与えることが可能になります。
作成時のポイント
提案依頼書を作成する際のポイントを5つ紹介します。
1.実現方法について
実現したい手段(プログラム言語や使用するサーバー)について指定があれば明記しましょう。指定がない場合は、ベンダーから提案してもらえるように明記します。
2.スケジュールについて
希望スケジュールは記載するようにしましょう。ただし、希望スケジュールが実際にはとても現実的ではない場合、提案を辞退されることもあります。希望スケジュールはタイトに設定しないようにし、もしもベンダーが希望スケジュールに沿うことができない場合、開発工期を分けるなどの提案を受け入れ可能である余地を残しておくようにしましょう。
3.情報量の多い内容は別紙に
前述のとおり、機能要求を詳しく書いた資料などは情報量が多くなりがちです。すっきりと見やすい提案依頼書を作ることを心がけ、情報量の多い資料は別紙に記載するとよいでしょう。
4.提案依頼を行う前に説明会を実施
ベンダーがスムーズに提案の作成に入れるように、説明会を事前に実施して、その場で質疑応答を設けましょう。個別に説明するか合同で説明するか、手段はいろいろとあります。
5.質疑応答の窓口は一本化する
提案作成期間中の質疑応答の窓口は一本化しましょう。類似する質問が上がった場合で、各社への共有が必要と判断した場合に情報共有できるようにするためです。
提案依頼書とは？まとめ
提案依頼書の作成で取り上げた項目は一例で、会社の置かれた状況、目的によって、要素は異なってきます。
提案依頼書作成時に一番大切なのは、やりたいこと、重視することを明確にして、項目ごとにできるだけ定量化、定性化された目標数値を設定することです。明確な目標数値が明記されていることで、ベンダー側に情報が正しく伝わり、より希望に沿った提案をもらうことができます。また、各ベンダーから受けられる提案の確度、粒度がそろい提案の比較検討がやりやすくなることも大きなメリットです。
もしも迷っている要求、決まっていない事項があったり、ベンダーにとって役立つ情報をもっているなどしたら、そのことも提案依頼書に明記しましょう。要望の解像度があがり、より明確な提案を受けることができます。
提案依頼書は、あくまでも会社同士のコミュニケーションに役立つ1つのツールです。完璧な提案依頼書を目指さなくても、相手に明確に伝わるかを意識して作成することでおのずと記載内容が充実し、より良い提案が受けられるはずです。とても労力のかかる作業ですので、1発で完成を目指そうとするのではなく、ブラッシュアップをしていくものと考えて作成しましょう。
この記事によってシステム開発成功のお手伝いができましたら幸いです。最後までお読みいただき、ありがとうございました。