コロナの猛威がとどまるところを知らず、ついには緊急事態宣言が出されるに至り、各業界に大きな影響を与えています。不要不急の外出を控えるために、在宅勤務の取り組みをスタートしている企業も多くなってきたようです。
アクシアでは２０１１年から在宅勤務の取り組みを開始しました。
これまでは原則として希望者に対して在宅勤務を許可する形を取っていたので、オフィスに出勤する従業員も多数在籍していたのですが、昨今のコロナ情勢を考慮して、全員在宅勤務へと切り替えました。
全員在宅勤務に切り替える意思決定を行うとともに、現在アクシアが契約している東京と札幌のオフィスを解約することにしました。オフィス解約の可能性やその検討についてはかなり前から行っていたのですが、緊急事態宣言が出されるという報道を受けて、全員を在宅勤務に切り替え、それに伴いオフィス解約となりました。（実際の契約解除は数カ月先です）
オフィス解約はそれなりに大きな意思決定でしたので、そこに至るまでに考えたことなどをブログにまとめてみることにしました。
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コロナ不況に備える
オフィスを解約しようと考えた一番の大きな理由は、これからやってくるであろうコロナ不況に備えたかったからです。
実際に我々の業界まで不況の波が押し寄せてくるかどうかは時間が経ってみないとわかりません。２００８年のリーマンショックの時には、結果的にアクシアには不況の影響が出ることはなくノーダメージでした。
IT業界は多重下請け構造となっており、不況の時にはピラミッドの下層から順番に切られていくわけですが、アクシアの場合はほとんどの仕事をユーザー企業から直接受注しており、実際に契約を切られてしまうケースがほとんどなかったため不況の影響を受けずに済んだのかもしれません。
またアクシアの場合は既存顧客からのリピート発注の割合が高く、新規顧客を開拓できなくても直ちに売上に影響が出ることがないという点も大きな要因だと思われます。リーマンショックの時は新規顧客と既存顧客の売上比率が５：５くらいでしたが、現在は１：９程度になっており、この点は以前よりも盤石の態勢になっていると言えます。
現状も今のところは受注に影響は出ておらず、今期も新規・既存ともに売上は順調です。しかしながら、今回のコロナの影響はどこまで拡大するのか全く予想すらできません。経済は色々なところでつながっていますから、いつ不況の波が自分たちの会社にも押し寄せてくるかわかりません。
私は経営者としてはイケイケのベンチャー気質ではなくかなりの慎重派ですので、コロナ不況がいつ押し寄せてきても大丈夫なようにできる対策は取っておきたいと考えています。
そこで取ることのできる対策の一つが「オフィス解約」でした。
- 全員在宅勤務で普段オフィスは使わない状態となった
- 今のコロナ情勢がいつまで続くか不明
- 今のコロナが落ち着いてもまた別のウイルスがいつか出てくる
- 東日本大震災のような震災リスクもある
上記のような状況を考えて、いったん今のオフィスは解約してコスト削減することとしました。もし今の情勢が落ち着いてやっぱりオフィスはあった方が良いとなったとしても、それならその時に新たなオフィスを探せば良いと判断しました。
オフィスを解約すれば、雇用している従業員数人分の人件費に充てることができます。万が一売上が落ちて資金が減っても、オフィスのコストを削減しておけば給与カットや解雇などの措置を取らずに済むかもしれません。社内の人間を誰も傷つけずにできるコストカットです。
今の東京のオフィスにも札幌のオフィスにも何も不満はありません。むしろどちらの管理会社さんも今まで非常に良くしていただいて感謝しておりますので、解約するのが心苦しかったくらいです。しかし経営者として取れる対策は取っておきたいという想いから、管理会社さんにもその旨を説明して解約とさせていただくことにしました。
オフィス解約で業務効率化の意識が変わった
今までも業務効率化の意識がなかったということは全くなく、社内に業務効率化を専門に実施するチームを置くなど、業務効率化には毎月投資を行ってきてました。
しかしこれまでは全員が在宅勤務ではなく、希望者のみが在宅勤務という形を取っておりましたので、オフィスが存在することが前提の業務の形となっていました。その結果としてオフィスが存在していたので「何かあればオフィスに出社して仕事すれば良い」という意識が残ってしまっていました。
もう少し具体的な話をすると、在宅勤務だと紙の印刷が伴う業務や印鑑を押す業務を行うのがものすごく面倒くさくなって非効率なのですが、そういう面倒くさい業務もオフィスに出社して行えば割と簡単にできてしまいます。
何かあればオフィスに出社してやれば良い
この意識が残っていたために、紙や押印を無くす意識が徹底されていませんでした。しかしオフィスが使えなくなるとそういうわけにはいかなくなります。「何かあればオフィスに出社してやれば良い」ということができなくなります。
紙１枚出したり印鑑を押したりする業務を残してしまうと、そのためにその書類を郵送する必要が出てきたり、そうするとたった一つの印鑑を押すために数日間の時間を費やす必要が出てきたりします。
全員在宅勤務を前提としてオフィスに出社しない前提になると、そういう非効率を徹底的に排除する必要がありました。まさに紙１枚発生させない業務効率化が必要でした。
今までも業務効率化の意識が低い方だったとは思っていませんが、甘かった部分はあったと痛感しました。オフィス解約によって、業務効率化の意識が大きく改善されました。
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リモートワークは企業の社会的責任
念のため断っておきますが、私はオフィスの存在を全否定するつもりはありません。オフィスを設置すること、従業員がオフィスで顔を合わせることに意味がないなんて思っていません。そこには一定の効果は間違いなくあります。
また我々の業種とは違って、オフィスや店舗に出社することが必須の業種も多数存在していることももちろん理解しております。その人達の仕事によって社会のインフラが支えられているわけですから、我々はその人達に感謝しなければなりません。オフィス出勤が悪であるかのような極論は問題です。
しかしだからこそ、どうしても出勤が必須である職種の人達のことを、我々のようなリモートワークが可能な業種の人間は考えなければならないと、今回のコロナで考えるようになりました。
我々は自分達次第でリモートワークという選択を取ることができます。しかし社会のインフラを支えてくれている多くの職種の中には、物理的にリモートワークという選択を取ることができず、今のコロナのような状況でも感染のリスクを犯して出勤しなければならない人達が多数存在します。
我々のようなリモートワーク可能な職種の人間がリモートワークを行う努力もせずに出勤することは、自分達だけではなく、どうしても出勤が必要な人達の感染リスクまでも増大させてしまうことになるのではないでしょうか。
リモートワーク可能な会社の人達が出勤せずに自宅で仕事するようになれば、その分満員電車も解消されます。そうすれば、どうしても出勤しなければならない職種の人達の感染リスクを減らすことにも繋がります。
だとすれば、リモートワーク可能な会社についてはできる限りリモートワークを行えるように努力することが、その企業の社会的責任を果たすことになるのではないかと考えるようになりました。
まとめ
どこまで影響が広がるのかわかりませんが、コロナ不況は確実に訪れるでしょう。飲食業などは店舗を解約すれば事業継続できなくなるので、自粛で売上が苦しくても店舗解約することもできません。しかしリモートワーク可能な会社であれば、オフィス解約してコスト削減しコロナ不況に備えることも可能です。
リモートワークが前提になると、業務効率化しなければ大変なことになるので嫌でも業務効率化の意識が高まります。
世の中全体が大変な状況ですので、少しでも早くコロナの情勢を落ち着かせるためにも、リモートワーク可能な企業はできる限りリモートワークに切り替えることが、世の中のためにもなり企業の社会的責任を果たすことにもなると考えます。
