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近年、リモートワーク(テレワーク)や時差通勤を行う企業が増えています。それに伴って、打ち合わせや会議をオンラインで実施するケースが急増しています。

アクシアでは2011年からリモートワークの取り組みを開始し、2020年4月には完全リモートワークに切り替えました。今回は、リモートワークに積極的に取り組んできたアクシアでのオンラインミーティングのノウハウをもとに、オンラインミーティングの上手な進め方についてご紹介します。

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オンラインミーティングのメリット

オンラインミーティングを行って、特によかったことを4つご紹介します。

  1. 移動が伴うミーティングの場合、スケジュール調整がつきにくいメンバーがいる場合でも日程の調整がしやすくなる
  2. 移動時間が節約できる
  3. 資料の共有がしやすく、各自手元の画面で資料を確認できる
  4. ミーティングの記録を音声ファイルや動画ファイルで残せるため、後で議事内容を確認できる

対面でのミーティングの場合、ミーティングが始まるまでに指定の場所に集まらなくてはなりません。オンラインミーティングなら指定の場所に集まらなくとも開催できるため、日程の調整がしやすくなります。また、移動時間がなくなるため、余った時間を他のことに使うことができます。

オンラインミーティングでは、画面を共有して資料の説明をすることができます。これにより、事前の配布資料無しでミーティングを実施することが可能です。また、対面でのミーティングでは紙の資料を配布したり、プロジェクターに投影して会議の進行をしたりすることが多かったと思います。

オンラインミーティングならば作成したファイルをURLと一緒に送るだけで完結するため、手間が短縮できることと、プロジェクターでは見づらかった部分も手元のファイルを見て確認でき、主催側と参加側双方にメリットが生まれます。

そして、開催したミーティングを簡単に録画できることが大きなメリットとなります。ミーティングに参加できなかった人にも同じ内容を共有できたり、後で見返すことができたりととても便利に活用することができます。

オンラインミーティングの事前準備

対面の会議と同じように、オンラインミーティングも事前の準備が会議成功の鍵を握っています。ここでは、どのような点に気をつけてオンラインミーティングの準備を行うべきなのか紹介します。

設備面

PCまたはスマートフォンまたはタブレット

今はオンラインミーティングのために高額な専用の機材を用意せずとも、さまざまな手持ちのデバイスから参加することができます。ミーティングを主催する方はPC環境を利用するのがおすすめです。主催者はファイルを開いて画面の共有を行うことが多いため、PC環境のほうが手早く簡単に操作をすることができます。

インターネット回線

超高速回線である必要はありませんが、安定した通信環境でミーティングに参加しましょう。通信が不安定な場合、音声・映像の遅延が発生することがあり、ミーティング参加者のストレスにつながります。

また、いざ参加するときに、ログインがうまくできない、音声が出ない、映像が出ない、といったトラブルが起きることがよくあります。事前に接続テストをして、アプリがうまく立ち上がるかどうか確認しておくと安心です。

マイク内蔵イヤホンやヘッドセット(マイク付き)

ノートPC、スマートフォン、タブレットの場合内蔵されていることがほとんどですが、音質が良くない場合は別途マイク内蔵イヤホン、ヘッドセット(マイク付き)を用意して接続すると音質が改善されることがあります。

Webカメラ

ノートPC、スマートフォン、タブレットの場合内蔵されていることがほとんどです。デスクトップPCの場合は通常、別途購入が必要です。

互いの顔や表情、リアクションが見えるというのは、オンラインミーティングを円滑に進めるにあたって大事なことです。誰が発言しているかわかりやすい、頷くなどリアクションをとることで理解しているかがわかりやすいというメリットもあります。通信が不安定な状況以外では、カメラはできるだけONにしておくことをおすすめします。

設備面以外

進行アジェンダの用意

進行アジェンダ(会議の進行予定)は対面のミーティング時にも必要なものですが、画面を通じての説明となるため、事前にアジェンダを用意しておき、テキストファイルやチャットツールの投稿でよいので共有しておきましょう。

何を話すミーティングなのか、今どの部分を話しているのかを参加者全員が見失わないようにアジェンダに沿った進行を前提とするとよいです。

アジェンダを頭に入れておくと、効率的にミーティングを進めることができます。また、事前に共有しておくことでチャットだけで解決できるものなど、ミーティングの時間以外で解決できる内容の課題も見えてくるため、会議内容を減らすことができます。

ファイルの事前共有

議事内容にもよりますが、事前に配布しておいたほうが当日の進行がスムーズな場合があります。ファイルを事前に配布し、それぞれが手元のPCなどでファイルをミーティング前に目を通したり、ミーティング中にも確認できる状況をつくっておくとよいでしょう。

ミーティング参加のURLを発行し、参加者に連絡

zoomやGoogleMeet、Teamsを利用する場合は、URLを発行して参加者に連絡するのを忘れないように行いましょう。

Skypeやその他のチャットツール(SlackやChatWorkなど)に付属の電話機能を使用する場合は、事前にコンタクト申請を行いつながっておきましょう。事前にコンタクト申請をする煩雑さがないため、事前にURLを配布するだけでOKなzoomなどが使いやすいと思います。

オンラインミーティング進行中に気をつけること

オンラインミーティングに限ったことではありませんが、はじめにアジェンダを説明することはとても重要です。会議が始まったときに会議で話すべき内容を共有することで、参加者の頭の中が整理できたり、話が脱線せずに済んだりします。

また、進行役が都度キリの良いタイミングで参加者の発言がないか確認しながら進めることもスムーズな会議進行には欠かせません。これもオンラインに限ったことではありませんが、オンラインになることでより発言の機会を押しつぶさないように配慮をしていくことが望ましいです。

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機能を有効活用しよう

ここでは、オンラインならではの機能を使った会議の進行の仕方を提案します。

画面共有機能の活用

オンラインミーティングの大きなメリットの一つです。対面ミーティングでは紙で資料を配ったり、プロジェクターに投影したりすることが多かったと思います。PCを対面打合せの場に持参する習慣のある業界では、事前にファイルを配布するなどが可能でしたが、そうでないことも多いのではないでしょうか。

オンラインミーティングでは、画面を共有して資料の説明をすることで、商品説明やプレゼンなど、事前の配布資料無しでミーティングを実施することが可能です。ペーパレスにもなりエコですね。

また、口頭で説明するよりも画面を見せた方が理解が早いことが多いです。他の参加者に実際の画面を見せながら要所要所で説明を加えたほうが、お互いにわかりやすいという事例もあります。

レコーディング機能の活用

ミーティングを丸々レコーディングできて音声や動画で再生できるので、議事録作成時に後で見返す際にも利用できるほか、どうしても参加できなかったメンバーにあとで動画を見てもらうことも可能です。

このレコーディング機能の活用は社内の定型的な業務の説明をする際に社内でオンライン形式で説明会を実施し、動画マニュアルとして保存しておき、同じ説明会を再び開催しないように業務効率を上げるなどという応用的な活用もできます。

オンラインミーティング時のマナー

周りが騒がしい場合、発言するとき以外は自分のマイクをミュートにするようにしましょう。関係のない雑音は進行の妨げになってしまうため、注意が必要です。

レコーディングを行う際には相手方の了承をとりましょう。「後で見返すためにレコーディングしてもよろしいでしょうか?」という一言だけで結構です。反対されることはまずないと思います。

在宅勤務で生活空間が映り込んでしまう場合は、Zoomに備わっているバーチャル背景を使用したり、背景を隠す幕を購入しましょう。

通信環境は安定している環境で実施しましょう。どうしても音質低下やタイムラグが発生する場合、全員のカメラをOFFにしましょう。改善される場合があります。

対面のミーティングでも重要ですが、発言はハキハキと話すことをより意識しましょう。マイクを通すと声がこもって聞こえてしまうこともあります。また、インターネットの環境によっては声が聞こえにくかったり、遅れて聞こえてしまう場合もあります。そのため、普段話しているときよりもゆっくり、はっきりと話すように心がけましょう。

最後に、マナーというよりはよりオンラインミーティング快適にするためのポイントを紹介します。顔が暗く映るときはライトアップする照明を用意するとベターです。特にオンラインで初めての打合せを行う場合など、暗い印象を与えないためのポイントです。

オンラインミーティングの上手な進め方・まとめ

オンラインミーティングは対面のミーティングよりも難しく感じる点が多いと思います。しかし、事前準備をしっかりと行い、進行アジェンダを事前に共有して、それに沿ってミーティングを進めることを意識すると、これまでよりも有意義で効率的なミーティングを開催することができます。

また、どこからでも参加できたり、後から簡単に見返したりできる点は今までにない大きなメリットです。うまく機能を活用して、オンラインミーティングが参加者全員にとって有益な場になるように進め方を工夫してみましょう。

この記事によって、オンラインミーティングをより良く進めるお手伝いができましたら幸いです。最後までお読みいただき、ありがとうございました。