仕事を依頼する時は、それが取引先であれ部下であれ、必ず期限を明示するようにしています。期限を区切らない仕事は絶対にいい加減なものになるからです。
なんだそんなこと当たり前じゃん。と思うかもしれませんが、改めて振り返ってみると意外とこれができていないことも多いものです。気をつけていないとすぐに期限を区切ることを忘れてしまいます。
毎日の仕事する時間の期限
仕事の期限を区切るなんてそんなの当たり前じゃんと思われた方。業務の期限は毎日きちんと区切っていますでしょうか？
アクシアは残業ゼロの会社です。定時を回ることは絶対に許されないという鉄の掟があります。業務終了時間が18時だとすると、17時55分から18時の5分間の間に業務終了してパソコンをシャットダウンする決まりです。
以上のようにアクシアの従業員は毎日業務終了の期限が厳格に区切られていますが、皆さんの会社ではいかがでしょうか？なんとなく残業が発生してしまっていることはありませんか？だとしたら「仕事の期限を区切るなんて当たり前」みたいな偉そうなことは言えませんよね。
申し訳ありませんがアクシアの従業員から見たらそれは「いい加減な仕事」です。それで残業がなくなるわけがありません。
他にもちょっとした仕事を誰かに依頼する時に「これ時間のある時にやっておいて！」と明確な期限を区切らずについつい依頼してしまうようなことはありませんか？
あるいは「なるはやでお願いします！」のようなことを言ってしまうことはありませんか？私も以前はこのセリフを随分と口走ってしまっていたものです。
仕事の期限を区切るなんて当たり前と言う人でも、日々の小さな仕事まで見てみた時には期限を区切らずに仕事の依頼をしてしまうことも意外とあるものです。
そしてこのことで様々な弊害を組織に生み出してしまいます。
仕事の期限を区切らないことの弊害
仕事の期限を区切らずに依頼してしまうことの直接的な弊害は、仕事を依頼した人と依頼された人との間で認識のギャップが生じてしまうことです。
「なるはやでお願いします」と仕事の依頼があった場合の「なるはや」とは具体的にはいつまででしょうか？
仕事を依頼した側は２～３日中に対応してもらうイメージだったかもしれませんが、もしかすると依頼された側は１週間くらいのイメージをしているかもしれません。人によってその感覚は違うし、その時の状況によっても変わってきてしまいます。
こうしたギャップが生じるとどうなるかというと、上記の場合だと３日が経過したくらいから依頼した側はイライラするようになります。依頼した仕事がいつまで経っても仕上がってこないからです。そしてイライラした状態で「依頼してたあの仕事まだ終わってないの？」と問い詰めたりします。
依頼された側は「まだ終わってないの？」と聞かれても、１週間くらいで対応する予定だったので「まだ着手してません」とか答えたりして悪気なく火に油を注いだりします。そして怒りが爆発した依頼主に怒られて「理不尽に怒られた」と不満を募らせることになります。
仕事を進める上で問題が発生したりスピードが上がらなかったりするのは、多くの場合は関係者の間で認識のギャップが生じてしまっていることが原因となります。そして仕事の期限を区切らないことは、この「認識のギャップ」がいとも簡単に発生してしまう要因となります。
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期限を区切ったら途中で口出ししない
仕事の期限を区切ることの重要性については上述の通りですが、期限を区切って依頼をしたら途中で一々やり方に口出しをしないことも重要です。途中経過のやり方に口出しすることも様々な弊害を生み出します。
例えば上司から部下に、１週間で期限を区切って仕事を依頼したとします。その間に仕事の進め方に関して上司が部下に細かく指示を出せば、もしかするとその仕事はうまく進むかもしれません。
でもやり方に細かく口出しするということは、部下をロボットにして部下の手足を使って、上司の脳みそを使って仕事をしていることと同じになります。当然部下は自分の頭で仕事の進め方を考えなくなりますし、結果としていつまでたっても上司無しでは仕事を進められず成長しなくなってしまいます。
また上司がやり方に細かく口出しをしてきてその仕事が失敗した時に部下はその失敗をどう考えるでしょうか？自分で考えたやり方で失敗したのであれば、自分の責任と考えて反省し、次は失敗しないように改善策を考えます。でも上司に口出しされたやり方で失敗したら普通自分の責任だとは思いません。実際にこの場合だと完全に上司の責任です。こうなると部下は自分の仕事に責任を持たなくなります。
実際には上司が指示したやり方で失敗して上司の責任なのに、もし上司から責任追及されたり説教されたりしたら最悪です。この場合上司に対する不満しか残りません。
部下に自分の頭で考えさせて成長させるためにも、また責任を持って仕事をしてもらうためにも、期限を区切ったら途中で余計な口出しをしないことはものすごく重要です。当然失敗することもありますが、成長するためには必要な失敗です。長い目で見たら組織にプラスになります。
期限を区切ることはストレスになるか？
期限を明確に区切って仕事を進めていくやり方は、プレッシャーを与えてストレスになるのではないか？というご意見をいただいたこともありました。確かに期限が決まっていることのプレッシャーはゼロではないでしょう。弊社従業員は残業ゼロという鉄の掟がありますので、決して定時で終了できる緩い環境ではなく、定時で仕事を終えなければならない厳しい環境です。
しかし期限を区切らないことによる弊害、それによって被るストレスの方がはるかに深刻です。これは弊社内で私が「仕事の期限を区切ること」を実践してきて、部下からのヒアリングをしているので実証済みです。
期限を明確に区切ることをしていなかった頃は、部下と認識のギャップが生じていたので、私から部下に「あの仕事どうなってる？」と細かく聞くことをしていました。上司の私の立場からすると必要だから聞いているという認識でしたが、これが部下の立場からすると大きなプレッシャーやストレスになっていたのです。
「あの仕事どうなってる？」と聞いた時にまだ着手もしていないような状態だと、部下の仕事に対する姿勢を疑い、注意したり細かく指示を出したりしていました。これも部下からするとストレスになりますし、成長の機会を奪うことにもなっていたはずです。実際には仕事に対する姿勢に問題があったわけではなく、私と部下の間で認識のギャップが生じていたことによる弊害、つまり私の指示のやり方に問題があったにも関わらず、部下に余計な負担をかけてしまっていたと思います。
今は仕事の期限を区切って指示を出したら、期限が来るまでは口出ししないようにぐっとこらえています。そして期限が来たら結果だけを見て途中のやり方には口出ししません。期待した結果があがってこないで問題があるようであれば次どうするかを部下に自分で考えさせます。相談を受けてアドバイスをすることもないわけではありませんが、部下の権限・裁量で担える範囲内のことについては基本的に自分で考えさせて意思決定させています。
このようなやり方に変えたことで、余計なストレスではなく適度な緊張感が生まれ、部下が自分で考えるようになり、成長速度も目に見えて上がりました。部下の責任感も上がり、結果に問題があれば対応策を部下の方から期限付きで報告してきてくれるようになりました。
部下自身も、今のやり方の方がはるかにストレスレスで仕事ができると言っています。
「仕事の期限を区切るのは当たり前」と思っていても振り返ってみると結構できていないことも多かったりするので（私もそうでした）、細かい部分まで含めてぜひ一度仕事の進め方を点検してみることをおすすめしたいです。
そして仕事の期限を区切って適切な仕事の進め方をすることによる具体的なメリットまできちんと理解できていない場合も多いと思いますので、ぜひこの記事を少しでも参考にしていただけたら幸いです。
