チャットツールの運用で注意するポイント

コロナウイルスへの対応としてリモートワーク（在宅勤務）を行う企業が増えてきました。リモートワークになると物理的な距離が離れている分、効率的なコミュニケーション手段が必要になってきます。そのための一つのツールとして、SlackやChatWorkのようなチャットツールが有効です。在宅勤務やるなら必須と言っても過言ではないツールです。

すでにチャットツール導入済みの方にとっては当たり前のことばかりかもしれませんし、企業方針によってはアクシアのやり方をそのまま適用できない場合もあるかもしれません。ここでご紹介するアクシアの事例についてはあくまでも参考としてお考えいただき、各社置かれた環境に合わせて最適なやり方をご検討いただければと思います。

これからチャットツールを本格導入される企業さんの少しでも参考になれば幸いです。

他のコミュニケーション方法を禁止する

Slackなどのツールを導入する際に、全体で効率を上げるためには全員に原則として同じツールを使ってもらうことは重要です。アクシアではSlackを社内の標準コミュニケーションツールとして使用していますが、Slack導入時に社員間でのメール使用を禁止しました。

基本となるコミュニケーション手段を社内で統一しておかないと、人によって常時チェックするコミュニケーションツールに違いが生じてしまいますので「チャットで連絡したのに中々見てもらえない」というようなことが発生してしまいかねません。全体の効率を上げるためにも基本となるコミュニケーションツールは統一しておいた方が良いでしょう。

Slack導入前にはメールでのコミュニケーションが中心となっていましたので、メールを使う習慣が染み付いていました。何事もそうですが一度身についた習慣を変えるには根気と時間が必要です。

一度だけ「社内でのメール使用は今後禁止します」と周知しても、必ずメールを使い続ける人が出てきます。ツールの使用状況を定期的に点検し、適切に是正していくことが必要です。

基本となるコミュニケーションツールは統一した方が良いと書きましたが、もちろん状況によって適切なツールが変わる場合もあります。複数人でまとまった話を短時間で済ませてしまいたい場合などはウェブ会議ツールを使用するなど、そこは適切に使い分ける必要はあります。

会社端末以外からのアクセス禁止

アクシアでは会社で支給された端末以外から会社のSlackへアクセスすることを厳重に禁止しています。理由は主に２つあります。

１つはセキュリティの問題です。会社端末以外の、例えば個人所有のスマホからSlackへアクセスされてしまうと、情報漏えいのリスクが高まるので禁止しています。

もう１つは労務管理の問題です。Slackは非常に便利なツールですが、２４時間いつでも仕事の情報にアクセスできてしまうことは仕事のオンとオフを明確にすることが難しくなってしまいます。一応営業時間外にSlackの通知を控える機能が備わってはいますが、スマホでSlack使用OKにしてしまうと本人が見ようと思えば情報にアクセスできてしまいます。

この辺りは運用でカバーしていますが、できればメンバーごとにスマホからのアクセス制限、端末ごとのアクセス制御などがあれば弊社としては大変嬉しいところです。Slackさんよろしくお願いします。ｗ

弊社の場合は一般の従業員がSlackへアクセスできる端末は、会社から支給されているパソコンのみということになります。業務時間外は会社支給の端末使用厳禁なので、業務時間外にSlackへアクセスすることはできません。スマホ等別の端末からもアクセスしているのは管理者のみですが、それで業務上何の支障もありません。

実際の開発費用・期間をまとめた資料を無料で差し上げます。資料請求はこちら>>

プライベートチャンネルの作成権限を制限

Slackにはパブリックチャンネル（誰でも閲覧可）とプライベートチャンネル（権限を与えた人のみ閲覧可）を作成できますが、アクシアではプライベートチャンネルを作成できる人は一部の管理者のみに制限してあります。

プライベートチャンネルは必要な人のみに情報を閲覧できるようにできるので、セキュリティのことを考えれば非常に重要な機能となりますが、必要ないところまで自由にプライベートチャンネルを作成されて情報のアクセス制限をされてしまうと、情報共有がやりにくくなってしまうというデメリットもあります。

必要なところで適切に使用することがプライベートチャンネルでは重要だと考えているので、アクシアでは権限のある人が必要性を考えてプライベートチャンネルを作成するという運用にしています。

ダイレクトメッセージを原則禁止

ダイレクトメッセージ（DM）は個人と個人の閉じられた空間でメッセージをやり取りする機能ですが、DMの使用をアクシアでは原則として禁止しています。基本的にチャンネルでコミュニケーションしてもらうようにしています。

理由はいくつかありますが、例えば何かわからないことがあって誰かに質問したい場合に、DM禁止のルールがないと詳しそうな人にDMで質問メッセージを送ってしまいがちです。しかし誰かがわからなくて質問したい内容は、たいてい他にもわからない人がいる、というケースがたくさんあります。

パブリックチャンネルで全体に質問してもらえば、誰か１人が一度質問してくれれば他の人もそのやり取りを見ることができるので、全体として質問の回数が１回で済みます。これが閉じられたDMでこっそり質問されてしまうと、みんなの見えないところで同じ質問DMが何通もやり取りされているという非効率なことが起きうるのです。

自分が何かわからないことがあって誰かにDMで質問することは、単純に質問した相手の時間を奪ってしまうだけにもなりかねませんが、パブリックな場で質問してもらえれば、質問すること自体がチームにとっての有益な情報共有にもなりうるのです。

もう一つダイレクトメッセージを禁止している重要な理由があります。それは、DMはパワハラやセクハラを行う人にとって非常に都合の良いツールとなり得てしまうからです。

ハラスメントにも色々ありますし、公の場で怒鳴り散らすようなハラスメントも存在しますが、公の場で行われてしまったハラスメントであれば、それに気づいて是正することが可能です。しかしイジメのように、見えないところでこそこそやられてしまうハラスメントは問題発覚まで時間がかかってしまうのです。

これは職場に関わらず学校でも同じですが、イジメを行う人というのは多くの場合人の見えないところでこそこそと自分より立場の弱い人をターゲットにして行います。「人の見えないところでこそこそと」行うためには、DMほど都合の良いツールはないわけです。イジメられた側からの密告でもない限り発覚させることが困難ですからね。

だからアクシアでは原則として堂々とパブリックな場でコミュニケーションを取ることをルールとしています。仕事の話でDM使わなければいけない場面なんてほとんどないですよ。

もちろん個人情報を含むやり取りはDM使ってますし、どうしても公の場で発言しにくい内容であれば、こっそり管理者にDMしても良いとしています。これでうまく回っていると思います。