麗タレントプロモーション様
数千人ものタレントが所属している芸能事務所です。主にエキストラの手配をしています。
2019年12月からアクシアで作成した業務システム導入を開始。旧システムと並行運用していました。新システムへの完全切り替えは2020年3月ごろでした。今回のインタビューでは、長嶋様と千葉様にお話を伺いました。
_____ システム開発にあたっての経緯をお聞かせください。
システムの老朽化をきっかけに、クラウド型のサーバーで動くものにリプレイスしたいと考えていました。
以前のシステムが15年ほど前に作られたオンプレミス型サーバーで、長年運用していたためあちこちにガタが来ており、危機を感じていました。
また、以前のシステムは業務の流れにあっていない部分が多かったため、これを機に現在の業務の流れに合わせて業務効率がアップするシステムを作りたいと思ったことがきっかけです。
_____ 以前はどのような課題を抱えていましたか？
タレントの手配業務、売上の分配業務（クライアントからの報酬を出演したタレントごとに分配する業務）、クライアントからの入金を待ってからのタレントへの支払い手続き、などとタレント事務所の業務が特殊なため、市販の販売管理システム、請求管理システムではマッチしないことが難点でした。
手作業の仕事が多く、当日タレントが現場に向かう際にExcelでデータを入力し、後日請求をあげるときにそのデータを打ち込んで請求書を作るという二度手間が発生していたり、クライアントからの入金確認の際には電卓を手で弾いたりとかなり負担が大きい状態でした。
数千人のタレントが所属しており、月に1000～2000人のタレントが動いているため、確実にエラーを出さずに業務を遂行するのは不可能な状態でした。
_____ アクシアにご発注をご決断いただけた理由をお聞かせ下さい。
業務内容が特殊なため、オーダーメイド開発が可能なアクシアに依頼しました。
_____ プロジェクトの進行について、工夫したポイントがあればお聞かせください。
社外コンサルタントにより、業務分析をしっかり実施し、システム要件を抜けもれなく抽出することができました。また、プロジェクトのスローガンとして「One Team」を掲げて進行し、必要なコミュニケーションをSlackやオンラインミーティングで密に行うことができました。
コミュニケーションという意味では、念入りに準備をしてからアクシアとのミーティングに臨むようにしていました。次回のアクシアとのミーティングまでにはこれを考えておかなくてはいけない、これをお願いする話をしようというのをあらかじめ社内でミーティングを行いました。
また、今回はアジャイル型の開発でプロジェクトを進行しました。モック画面を作成し、UIをレビューし優先度の高い画面からプログラムの実装を少しづつ実装してゆき、フィードバックを受けながら完成に近づけていきました。結果、後工程での戻り作業はほとんど発生しませんでした。
_____ プロジェクトの進行について、苦労したポイントがあればお聞かせください。
業務フローが難解で、我々がアクシアにどのように説明すれば伝わるのかを考えるのにとても苦労しました。社内ミーティングをして次に伝えることを決める際に、「本当にこの機能は必要か？いらない機能ではないか？」と精査するなど、業務を噛み砕いて1から構築し、作業を深掘りすることが必要になり大変でした。また、わかりやすいUIにすることも苦労したポイントです。
業務フローに関してはExcelに業務ロジックが実装された式の入ったシートを作成し、プロジェクトメンバーの理解を深めることができました。
_____ システム導入後の効果についてお聞かせください。
今まではデータ管理をExcelや旧システムなど複数で管理しており、重複作業が多くとても面倒くさい状態でした。
システムを導入し、複数管理していたものを一本化することができたので重複作業がなくなり、手間や作業量を減らすことができました。また、ミスが少なくなりました。
具体的には分配業務の作業量が4割減、請求業務の作業量が3割減、案件データの処理作業が2割減といった結果になりました。
旧システムでは、分配と請求が一つのデータでしか管理ができない仕様でした。仮に数字が分配と請求で違った場合、とても複雑で処理しづらく、エラーが起きやすく悩まされていました。今回のシステムでは処理を分け、とても運用がしやすくなりました。業務で一番やりやすくなったと感じている部分です。
入金確認業務は、旧システムのときは手で電卓を叩く必要がありました。例えばアクシアに10件請求書を書いて、今月振り込みがあったときに、電卓を叩いてこれは10件の中のどれに当たるのか消し込みをする必要がありました。今回のシステムではチェックボックスを押すと自動計算されるため手間が省け、ミスが減りました。
また、「自分じゃないとできない」という仕事がなくなり、属人化が解消されたことも大きな効果でした。もしも一人が休んでも大丈夫な体制に整いました。今は2人体制ですが、事務所の規模が大きくなってシステム利用者が4～5人の新しい人に教育しやすくなったように思います。
_____ システムの精度や質に関してはいかがでしょうか？
要望通りに変えられるシステムを作っていただいたため、満足しています。
今の現状に合うように、日付が空欄であってもいじることができたり、任意入力にできるようにしたりなど説明をいろいろとして、要望を叶えていただきました。
また、旧システムと比べてとても素早く気持ちの良いキビキビした動きになっており、サクサク動いて快適です。
_____ 期待していなかったが、思わぬ効果があったことなどはありますか？
システム化をすることによって、リモートワークが可能になったことが大きいです。当初はリモートワークは視野に入れていませんでしたが、運用を開始したタイミングが2020年2月～3月ごろからだったため、ちょうど助かりました。請求関係で言えば8割くらいはリモートで賄えると思っています。
請求以降に関しては時差があり、金銭の処理をするのが仕事が発生した1ヶ月後、入金が2〜3ヶ月後と1案件で幅広い期間作業しなくてはいけません。4月から緊急事態宣言が始まったときに、手元には2月3月の通常量の請求業務がありましたが、家でも対応することができました。
また、システムがサクサク動くようになったため、調べることが苦じゃなくなりました。旧システムでは入力して結果が出てくるまで時間がかかっていたため、調べごとがあるととても面倒くさいと感じていましたが、今のシステムはパッとすぐ出るため、心理的ハードルが下がりました。
_____ 逆に、期待に届かなかったポイントなどはありますか？
最初に打ち合わせしたときに入り口と出口をざっくりと話して設定しましたが、そこからはみ出して期待していた部分がありました。しかし、予算がないからお願いしなかったというのが正確なところです。
_____ 今後もし予算があれば、さらなる改善を行いたいことはありますか？
現状は仕事の受注が成立してからの業務フローをシステム化しているため、仕事の見込み段階からのデータ管理化ができたら会社全体での処理効果がさらにアップすると考えています。
現在も仕事が発生すると一旦紙に書き起こして、それがベースとなって仕事が進んでいく業務フローになっています。この部分もデータ管理できるようにして紙から卒業し、会社全体のリモート化をはかりたいです。
また、通常勤務外の、対官公庁用の集計ができるようになったら助かるので集計機能もあるといいなと思いました。現在は保守業務でアクシアに集計やデータ抽出を任せているため、ボタン一個でできるとお互いに楽になり、便利だと感じます。
最後に、広告機能をかねてタレントの出演情報を盛り込みたいと考えているので、そういったデータを抽出できる機能があれば助かるなと感じました。今はExcel管理をしており、データ外の打ち込みが多くあり苦労しています。
_____ 今後アクシアに改善をしてもらいたい点があればお聞かせ下さい。
品質・納期・コミュニケーション全ての面で改善要望はないです。と言いたいですが、それも嘘臭くなってしまうと思うので。
納期に関しては、実際何ヶ月か遅れてしまった部分がありました。原因としては、業務が複雑なところをうまくアクシアに説明できなかった点が挙げられます。資料や準備不足だったことが当たるのかなと思っています。
「いいのか悪いのか、請求・稼働から支払いまで私たち2人で担当していました。ここのデータ抽出をお願いします、とか、振り込みの前にファイルの抽出をお願いして、とか。お互いに依頼していた業務が自分だけでできるようになった、担当者レベルで処理が可能になったというのが大きかったです。」
最後にこのように語ってくださった長嶋様・千葉様。
システム開発のプロセスを経て、いろいろと1から見つめ直すことが多く、業務の整理をすることができたといいます。今のシステムが基準になっているとの嬉しい言葉もいただけました。
アクシアはこれからもさらに使いやすいシステムを目指し、多角的な視点で麗タレントプロモーション様を支援していきます。
