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ディッグ・フィールズ・アンド・コー

ディッグ・フィールズ・アンド・コー様は、一軒家型の貸切写真館「プレシュスタジオ」を運営されている会社です。2021年12月現在、首都圏を中心に9店舗を運営しています。2018年に、既存システムの保守をアクシアに移管いただきました。

その後、引き続きアクシアにてシステム改修を行い、写真館の利用者様の予約受付、撮影データの納品・追加注文を受け付ける機能を導入しました。また、ディッグ・フィールズ・アンド・コー様向けの管理機能として、注文を受けた商品の納品進捗状況を管理する機能を導入いただいています。

今回のインタビューでは鈴木様にシステム改修後の効果と、開発プロジェクト進行時のエピソードをお伺いしました。 

ディッグ・フィールズ・アンド・コー様の保守移管、システム改修依頼背景。

_____ システム開発にあたっての経緯をお聞かせください。

別のシステム開発会社に開発していただいたシステムを使用していたのですが、システムを使用し始めてから追加の機能が必要になった場合の対応やバグが発生した際のやりとりに課題を感じることが多く、他社への移行を検討するようになりました。

_____ 以前はどのような課題を抱えていましたか?

既存のシステムは使い勝手が悪い、正しく動作しないという問題が発生していました。また、不具合について問い合わせた際の対応が遅い点も気になっていました。

_____ アクシアにご発注をご決断いただけた理由をお聞かせ下さい。

既存システムの機能改修が必要と感じていたため、保守をお願いするだけではなく改修のご相談、またしっかりと改善の提案をしていただける会社にお願いしたいと思っておりました。

数社ご相談させていただき社内で検討しましたが、アクシアの担当者の方とお話し、アクシア社が弊社の要望に寄り添い、改修についても親身にご相談に乗っていただけると確信を持てたためお願いすることにいたしました。

_____ システム導入後の効果についてお聞かせください。

保守移行後は既存システムの解析をしっかりとしていただき、問い合わせや不具合にも迅速に対応していただいています。

また、昨年機能の改修をお願いした際には弊社の要望や、業務の内容をご理解いただいた上で親身に打ち合わせを重ね、無駄のない改修を依頼することができました。制作側の管理システムを改修したことで業務効率化が進み、社員の工数を他作業にまわすことができるようになり、非常に助かっています。

例えば、データのステータス変更作業に以前は丸1日必要になることもありましたが、システム改修後は5分で完了できるようになりました

ご注文いただいた商品の制作の進捗状況を確認するために必要な受注内容のステータス変更を、今までのシステムではひとつひとつ手動で行わなくてはなりませんでした。データをCSVでアップロードすると、自動でステータスが一括変更される機能を追加していただいたことにより、作業時間を大幅に削減することができました。

この作業は難しくはありませんが、1日数十件〜何百件ものデータをチェックしなくてはならなかったため、時間を取られてしまうのが悩みでした。

この作業を簡単に、たった5分で完了できるようにしてくださったおかげで繁忙期は特に助かりました。アルバイトの方でも進められるようになったため、社員の仕事であるお客様の対応や制作物のチェック・進行管理に時間を割けるようになりました。

また、お客様側の予約システムも予約がしやすくなるように改修しました。制作側では商品ひとつひとつに商品の特徴や制作する上での注意事項を追記・表示できるように変更していただいたことで、注文後の確認のやりとりが減り他の作業に割けるようになりました。

_____ プロジェクトの進行について、工夫したポイントがあればお聞かせください。

まず、積極的にSlack、Zoomを活用してコミュニケーションの質を上げました。資料をお互いに作成して改修後のイメージを明確にする作業も行ったため、スムーズにやりとりを行うことができたと感じています。

業務効率を上げるために必要な改善点が多数ありましたが、限られた予算の中で慎重に取捨選択を行い、導入効果を見極めて費用対効果の取れるもののみを開発対象にしました。

重要な局面で弊社代表も巻き込み、迅速に意思決定をして進めていきました。

☆アクシア側の工夫として、まずシステムを分析させていただき、日常の業務が動くようにしました。保守移管完了まではホームページの更新ができない(リリースできない)状態になっていたため、早急に解消できるように対応しました。その後、優先度の高い部分を修正させてもらう流れで進めていきました。

_____ プロジェクトの進行について、苦労したポイントがあればお聞かせください。

既存システムに不具合が多く、仕様なのか不具合なのかの判断が難しいことがありました。希望する機能を実装するために変更しなくてはならない部分を本当に変更してしまって良いのか、細かく確認しなくてはならなかったので、ひとつずつ調べていくのが大変でした。

担当者とできるだけコミュニケーションをとり、実装後のイメージを明確に共有してから問題解決にあたりました。

_____ 期待していなかったが、思わぬ効果があったことなどはありますか?

システム改修後は予想外のバグや「こちらのイメージと違う」「うまく実装しない」ということが多数起こることを想定していたのですが、進行の中で実装後のイメージを明確にしていただいたので改修後にやり直し作業をお願いすることはほとんどありませんでした。

しっかり打ち合わせをした上で進めていき、要望していた点について明確に対応していただいたため、今までかかっていた業務負荷が期待どおりに改善され嬉しく思っています。

_____ 今後もし予算があれば、さらなる改善を行いたいことはありますか?

今回の改修では断念しましたが、顧客分析をするためのデータの集計・分析機能をバージョンアップできたら嬉しいです。

現在は顧客情報のデータがすべて出力できる状態で助かっているのですが、今後は店舗同士の売上実績や過去の注文内容、リピーターの傾向などを集計・分析し、マーケティング施策に活かしていきたいと考えています。

_____ 今後アクシアに改善をしてもらいたい点があればお聞かせ下さい。

改修プロジェクト進行前の話ですが、担当者からのシステムに関する説明にIT専門用語を使われることも多くこちらで理解できないことがありました。エンジニアではない私たちでも理解しやすいように改善していただけませんかと要望を出しました。

今は私たちにも分かるように説明してくださっているので、非常にありがたいです。レスポンス、対応も早く大変満足しています。

今後もし可能ならば、システムがより使いやすく改善するような提案を積極的にしていただけたら嬉しいです。提案をいただくことで、「こんなこともできるんだ」という新たな気づきを得られると考えています。

今まではこちら側からシステムの不具合や改善したい点を挙げて対応していただく形が多かったのですが、このようなやりとりができたならば、さらに良い関係が作れるのではないかと思っています。

___ 期待どおりの業務改善が行え大変満足している、とのお言葉をいただき、アクシア側は大変嬉しく存じます。

今までは業務効率アップに重きを置いて、守りの対策を行ってきました。狙いどおり業務効率が上がってきたため、これからはマーケティングの強化など、攻めの施策を実現できればと考えています。

アクシアはこれからも、ディッグ・フィールズ・アンド・コー様のパートナーとしてより良い提案ができるよう努めてまいります。

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