業務効率化をするためには業務プロセスを改善していくというのが王道としてあるわけですが、これは実現するのが中々難しかったり、効果が出てくるまでには時間がかかったりすることもあります。
また企業においては業務というものの多くは自分ひとりだけで行うわけではありませんし、自分ひとりだけで業務プロセスを改善していくというのは限界もあります。
そういったソフト面での業務効率化というのは簡単ではないですし準備にも時間がかかることが多いですが、モノを購入して効率化を図るハード面での業務効率化というのは、購入さえしてしまえばすぐに効果が見込めるものも多いです。
言ってみればカネに物を言わせた業務効率化です。ｗ
あえて悪い表現をしましたが、成果を得るためには投資が必要です。業務効率化には投資をするべきです。ハード面に限らずソフト面での業務効率化にもお金はかかります。
パソコンを使った仕事がメインであれば、ハイスペックなパソコンは迷わず購入するべきでしょう。趣味で使うパソコンであれば壊れるまで大事に使えば良いと思いますが、業務効率が求められる仕事で使うパソコンは、２～３年くらいで最新のスペックのパソコンに買い換えるのが良いのではないでしょうか。
今時電源ボタンを押してから起動に１分もかかるような処理速度の遅いパソコンを使っているようならやばいと思った方が良いでしょう。毎日気づかないうちに相当無駄な時間がかかっていると思います。
もし部下にプログラマがいる場合は、スペックの低いパソコンを支給することは絶対にやめてあげてください。低スペックパソコンを支給されるということは、プログラマにとってはそれだけで十分仕事に対するモチベーションを奪う精神的ダメージとなります。ｗ
前置きが長くなりましたが、業務効率化と言っても色々やり方はあるわけですが、今回は即効性があってしかも大きな効果が期待できるデュアルディスプレイについて書いてみようと思います。
デュアルディスプレイとは？
デュアルディスプレイはその名の通り、パソコンのディスプレイを２台にすることです。
世の中には２台どころか、６台も使ってるような強者もいるようです。
パソコン２台使うのと何が違うの？
と聞かれることがありますが、全く違います。実際やってみればすぐわかると思いますが、パソコン２台使ったところでマウスもキーボードも２つ必要になってしまいますし、当たり前ですがパソコン内のファイルもそれぞれのパソコン内にしかないですから、単に面倒くさくなるだけのような気がします。
デュアルディスプレイのセットアップ
セットアップ方法については記載されているサイトが検索するとたくさん出てきますので、とりあえず１つだけリンク貼っておきます。
【 Windows 7 】 デュアルディスプレイをセットアップする方法
モニタを購入すると必要なケーブルも入ってますし特に別途購入する必要はないと思います。
デュアルディスプレイのメリット
画面を広く使える
単純に使える画面スペースが２倍になりますので非常に作業しやすくなります。画面スペースが狭いより広い方がはるかに作業しやすいです。これはデュアルディスプレイに限った話だけではなく、モニタ１台だったとしても小さなモニタより大きなモニタの方が効率的です。
しょっちゅうパソコンを外に持ち歩かなければならないような理由がある人は別ですが、別に普段パソコンを持ち歩く必要のない場合は、小さな画面のノートパソコンよりもデスクトップパソコンにして大きな画面にした方が仕事は早くなります。
表示を切り替える手間が減る
２台のモニタのスペースを活用できるので、たくさんのファイルを開いていてもいちいち前面に表示させるファイルを切り替える手間がデュアルディスプレイだと格段に減ります。
右側のディスプレイに閲覧用資料を表示させたままにしておき、左側のディスプレイで編集用ソフトで入力をするといった使い方はよくあると思います。
これが１台のディスプレイしかないと、閲覧用資料を確認したら編集用ソフトを前面に持ってきて、、という作業が頻繁に発生することになります。
デュアルディスプレイで生産性が４２％向上
デュアルディスプレイにすることで生産性が４２％向上したという研究結果もあるようです。
How Multiple Monitors Affect Productivity and Wellbeing
実際に４２％向上するかどうかは、行う仕事内容やその他様々な要因によって変わってくると思いますが、４２％という数字が重要なのではなく、デュアルディスプレイにすると大幅に生産性は向上するという事実が重要です。
実際モニタ２台にするとかなり作業しやすくなりますし、以前私が使っていたモニタのうち１台が故障してしまい、新しいものを購入して届くまでの間１台で仕事していた時にはとてつもなく不便で非効率に感じました。
個人的な感想になってしまいますが、４２％という数字もそんなに大げさでもないかなと思います。
１日３時間以内の残業ならデュアルディスプレイでゼロになるかも？
デュアルディスプレイ導入によって生産性が４２％向上するという前提が正しいと仮定します。
そうするとシングルモニタで作業していた時の時間が１１時間だったとすると、これが４２％生産性が向上するとなんどギリギリ８時間切るくらいの労働時間となります。
もちろん１日中パソコンの前で仕事しているとも限らないですし、デュアルディスプレイが威力をどれだけ発揮するのかも仕事の内容などによって大きく変わってきますし、こんなに単純なことにはならないでしょう。
しかしちょっとくらいの残業であれば、デュアルディスプレイにしただけでも本当に残業ゼロが実現してしまうかもしれません。
モニタ１台で仕事するのは片目をつぶって仕事をしているようなもの
ここまで読んでもデュアルディスプレイがそんなに効率が良いなんていくらなんでも大げさでしょと思っている人はいると思います。
何を隠そう私自身がデュアルディスプレイなんて無意味だと元々考えていた人間です。従業員達が次々にデュアルディスプレイに切り替えていく中、私は最後の最後までデュアルディスプレイにしなかったどうしようもないやつです。ｗ
そんな私を見かねて従業員から言われた言葉がこちらです。
モニタ１台で仕事するなんて片目をつぶったまま仕事してるようなもんですよ。四の五の言わずにいい加減さっさとデュアルディスプレイにしてください。
当時の私を思い出すと、まるで新システム導入時に最後まで徹底抗戦する抵抗勢力の社員のようです。ｗ
そんな私が人生初のデュアルディスプレイを体験したその日の夜に当時フェイスブックに投稿したセリフがこちら↓
もっと早くやっておけばよかった
当時の周りの従業員達には申し訳ありませんでしたの言葉しかありません。
もしデュアルディスプレイにするかどうか悩んでる方がいたら、四の五の言わずにさっさとデュアルディスプレイにしてください。モニタ１台で仕事するなんて片目をつぶったまま仕事してるようなものですよ。
オススメは２４インチのディスプレイ２台
これは個人の好みにもよりますので最終的にはご自分で色々試されるのが良いかと思いますが、とりあえずデュアルディスプレイにしたいけどどのサイズのモニタにしようか悩んでいるという方には、２４インチのディスプレイ２台をオススメしたいと思います。
私自身はこれより小さいサイズのモニタも試しましたし、２４インチよりも大きい２７インチ２台も試してみたことがあるのですが、２４インチを超えると特に作業効率が上がったという実感がありませんでした。逆に２４インチまではサイズが大きくなればなるほど効率が上がっている実感がありました。
よって私からは２４インチ２台をオススメしますが、最終的には各自の好みで選ばれると良いと思います。
会社でディスプレイ購入の許可がおりない場合
あなたの会社の上司がデュアルディスプレイの作業効率の高さに理解がない場合は、単に「モニタもう１台買ってください」と言っても単なるわがままとして処理されてしまうかもしれません。
会社は従業員の趣味にお金を投資するのではなく、売上・利益のためにお金を投資するのは当然なので、デュアルディスプレイが単なるわがままだと思われていたら中々許可が出ないかもしれません。
その場合はデュアルディスプレイを導入することによって、生産性が向上して会社にとっても十分すぎるくらいに費用対効果のある投資であることを示せば良いと思います。
あなたの月給が４０万だとします。（仮の話なのでこれに対して高いとか低いとか言うのはやめてくださいね）
月の労働時間が１６０時間だとします。（仮の話なのでこれに対して多いとか少ないとか言うのはやめてくださいね）
そうすると時給換算すると２，５００円となります。（単純計算するため割増賃金の考慮はしません）
今amazonで２４インチのモニタ見てみると１４，０００円弱のものがありました。
https://www.amazon.co.jp/dp/B01FQ6JMDS/
時給２，５００円と仮定するとたった６時間分の業務効率化が実現できれば、モニタ１台分の１４，０００円なんてあっという間にペイできてしまいます。
６時間は月の労働時間１６０時間に対して、たったの３．７５％です。
上で書いた通り、デュアルディスプレイを導入すれば４２％生産性が向上するとありますよね。多少見込みが下がったとしても３．７５％よりは余裕で上回りそうです。
これでたった１４，０００円弱の投資をしない理由が何かありますか？
もしここまで上司に説明してもわかってもらえないような会社の場合には下記のリンクを強くオススメしますのでぜひ参考にしてください。
まとめ
以上ご紹介してきた通り、デュアルディスプレイはとても安い投資で十分な費用対効果の見込めるオススメの業務効率化の施策です。
アクシアでは在宅勤務の人は自宅でデュアルディスプレイのスペースを取らせるのはかわいそうなのでノートPCの支給としていますが、それ以外の人はアルバイト含めて全員デュアルディスプレイです。
一度デュアルディスプレイを経験すると二度とモニタ１台には戻れないと思います。きっと私のようにもっと早くやっておけばよかったと感じると思いますので、まだ導入されてない方はぜひお試しください。
