業務効率化のスタートは見える化から


長時間残業が社会問題となり、各社残業を削減するための取り組みに必死になっていますね。長時間残業の問題は従業員の健康や生活にも関わる問題ですので、社会全体で解消に向けて動き出している流れは良いことだと思います。

しかしそんな中、残業削減が必要なことはわかっているけど、具体的にどのように業務効率化すれば良いのかわからないという話は結構よく聞きます。色々取り組んでみてはいるものの、中々成果となって表れてこないことも多いのではないでしょうか。

アクシアでは2012年から残業ゼロを実現していますが、今まで取り組んできた内容について先日ご紹介しました。

残業ゼロを実現するために必要な4つのこと

この記事の中で書いた4つの中でも、本日は「見える化」の部分について、残業ゼロのアクシアが行ってきた取り組みを詳しくご紹介したいと思います。

業務効率化のスタートは見える化からです。残業削減や業務効率化のために何からやれば良いかわからないのであれば、とにかく「見える化」から取り組まれることをお勧めします。

曖昧だったものがはっきりと見えるようになるだけでも業務効率化の効果は大いに期待できます。

営業状況を見える化

顧客の情報や商談の経緯などの情報をシステム化したいわゆる顧客管理システムとかCRMとか呼ばれるものですね。これについては多くの企業で導入していると思います。CRMが導入されていなくて顧客のリアルタイムの情報が営業マンの手帳の中にしかないようであればヤバイと思った方が良いかもしれません。フリーランス等で1人で仕事してるなら手帳でも構いませんが、組織で仕事しているならシステム化をお勧めします。

アクシアでは顧客管理システムを導入しただけで顧客数や売上が増えました。理由は簡単です。顧客管理システムが導入されていない時には全ての顧客情報が見える化されておらず、見込みがあるにも関わらず営業担当者の手帳の中で闇に葬られていた顧客情報がたくさんあったからです。

恥ずかしながらアクシアも創業当時、ソフトウエアの会社であるにも関わらず顧客情報の管理はExcel管理されていました。営業担当者の間で最新の情報は一切共有されていなかった状態でした。

顧客情報や営業状況が共有されていないと何が起きるかと言うと、せっかくの優良見込み顧客だったとしても営業担当が面倒くさいと思ったら放ったらかしにされてしまいます。人間は誰からも見られていない状況にあると、他に用事があって忙しかったり面倒くさいと思ったらサボります。これが普通の人間です。

これが顧客管理システムが導入されて全ての営業状況が見える化されているとそうはいきません。周りの人達に営業状況が見える化されてますのでサボることはできませんし、もしサボっていたとしても上司が指摘することができます。

また見える化されていないと単純に担当していた顧客のことを忘れてしまうこともあります。人間は忘れる生き物です。時にはうっかり顧客に連絡することを忘れてしまうことがあって当たり前です。だからこそ見える化して忘れないようにすることに意味があります。

顧客管理システムを導入してからは、上記のようにして取りこぼしてしまっていた案件を検知できるようになり、事前に防止できるようになりました。見える化されることでそれまで取りこぼしていた案件を拾うことができるようになったので顧客数と売上が伸びました。

システム開発の場合は営業コストというのはそれなりにかかるものなので、営業の取りこぼしを無くすことは直ちにムダの削減につながりました。時間を減らして売上を伸ばせた事例です。

生産性の見える化

生産性管理システム

生産性管理システム

何度かブログでも書いてますが、アクシアでは生産性管理システムを導入して従業員の生産性を徹底して見える化しています。日報システムで日報を登録すると、その日消化した工数(≒売上)が自動計算されて集計される仕組みです。これがあるのとないのとでは生産性は全く違ってきます。

各従業員は自分の今日までの生産性を数値で見ることができます。また今日何をどこまで頑張ったら生産数値がどこまで伸ばせるかを自分で知ることができます。自分で知ることができるから自発的に生産性を向上させる工夫をするようになります。

スケジュールを見える化

システム開発のプロジェクトでスケジュールが引かれることは別に普通のことですね。炎上プロジェクトではいつの間にかスケジュールが消滅している事例もあるかもしれませんが。w

スケジュールというと一般的にはどのタスクが誰が担当でいつまでに実施という内容を見える化する感じだと思いますが、アクシアの社内システムのスケジュール機能ではもう少し他の情報も見える化されています。

タスクごと、日ごとに消化しなければいけない工数が自動計算されてスケジュール表に反映されます。誰が、どのタスクを、何日に、どれだけ消化する必要があるのかが全部数値で見える化されています。

そして日報システムで進捗を登録すると、その日の実績進捗の数値を踏まえて、明日以降の日ごとに必要な生産数値が自動で再計算されます。←ここ重要です。

例えば今日の作業に問題が生じて生産数値が全くあがらなかった場合、今日生産するはずだった分は明日以降のスケジュールに数値が自動反映されるのです。だからその日の日報を登録した瞬間に明日以降必要な生産数値が即時わかりますので、問題があるようであればこのタイミングですぐにわかります。

逆に進捗状況が順調に進んでいる時も、このままのペースで進めていけば納期までに問題なくスケジュールを消化できることが、客観的な数値データで全員に見える化されています。だからスケジュールが順調な時には安心して帰れるのです。

このあたりの数値が細かく徹底して管理されていないとどうなるかというと「今日かなり頑張って進めたけどこのペースで納期までに間に合うかどうかはわからない」というような状況になってしまいます。だから実際には順調に進んでいるのに本人はこのペースで納期に間に合うかどうかの確証が持てず、不安だからさらに残業して頑張ってしまうのです。そして長時間残業化して非効率になっていきます。システム開発の現場でよくある話です。

スケジュールで大切なことは、このままのペースでいけば問題なく納期に間に合うのかがわかること、そしてもし問題があるようであればできるだけ早いタイミングですぐに検知できることです。この情報がわかるようになっていないのであれば、そのスケジュールは単に線を引いてるだけであり、活用できない無意味なものになってしまっているということです。

タスクを見える化

アクシアでは開発プロジェクトでスケジュールに引かれているタスク以外の、都度発生する細かい依頼事項を口頭やメールで依頼するのではなく、社内システムにあるタスク管理機能でタスクの依頼を出します。

依頼内容と、誰に依頼するのか、タスクの期日をシステムに登録します。そうすると依頼された人の社内システムログイン後画面に依頼されたタスクが表示さるようになっています。また依頼内容はメールでも通知がいくようになっています。

なぜシステムを通してタスクの依頼をするようにしているかというと、依頼されたタスクを忘れてしまうことがあるからです。人間は忘れる生き物です。

忘れないようにメモを取りなさいと指導したとしても、メモされた内容はメモを取った人にしかわかりませんよね。依頼をした側が依頼したことを忘れるなんてこともよくある話です。人間は忘れる生き物です。

忘れないで済むように、依頼されたタスクの期日が近づいてくるとメールでアラートがくるようになっています。また期日が過ぎてしまった場合は毎日しつこくタスクの対応をするようにメールとシステムログイン後画面の両方で警告するようになっています。

そしてタスクが完了するとタスクの依頼者に依頼事項が完了した旨の通知がメールでいきますので、依頼しておいたタスクがいつ完了したかわかるようになっています。

このシステムを入れる前はいくら言っても依頼したタスクを忘れる人がいてイライラしたものです。イライラして思わず「ふざけんなこら」とでも言おうものなら私の立場だとパワハラになってしまいますし、タスク遅延してるというネガティブなことを指摘しただけでも微妙な空気を生むこともありますね。

だからそういう嫌な役割は人間ではなくてシステムに任せることにしました。w

この機能を入れるようになってからは、多少期日が遅れることはありますが、いつまでも依頼されたタスクが放置されるようなことは一切なくなりました。これも見える化による効能です。

見える化されると意識が向上する

見える化されると従業員の意識が向上します。自分で状況が客観的に見えるようになってどこに問題があって何をするべきか見えてくるからです。

私がよく出す例え話ですが、マラソンの時に(私はマラソンは絶対にやりませんがw)今自分が何キロ地点にいるのかわかるのとわからないのとでは全然精神的な負担が違いますよね。今どこまで来ていてあとどれくらい頑張ればゴールできるのかわからないと、先の見えない暗闇の中を走り続けるようなものです。これは精神的にかなり辛いです。

でも今時分が何キロ地点まで来ているか見える化されていれば、今後のペースはどれくらいにすれば良いかもわかりますし、何より後どれだけ頑張ればゴールできるのかがわかるというのは精神的にすごく楽になります。

仕事のスケジュールも先が見えていれば頑張れます。炎上プロジェクトになると先が全く見えなくなってしまいます。今日どれだけ頑張ったところで、あと残りどれくらい頑張れば開発完了するのか全く見えない状況だと心の折れる人が出始めます。

また今日仕事をものすごく頑張ったとしても、それがどれだけの生産数値になったのかがわからないと辛いものがあります。数日は頑張れるかもしれませんが、どれだけ頑張ってもその成果が自分でわからないと頑張ることをやめてしまいます。

見える化されるとマネジメントしやすくなる

見える化されているとマネジメントしやすくなるというよりも、見える化されていないとマネジメントすることは厳しいですね。見えていなければどこに問題があるかもわかりませんし、どんな対策を打てば良いのかもわからなくなってしまいますからね。見える化はマネジメントの基本だと思います。

業務効率化するために生産性をあげたいのであれば、生産性を見える化しないと話になりません。話はまず見える化してからです。そうしないと何か改善のための対策をしたとしても、実際改善されたのかどうかが「なんとなく」しかわからなくなってしまいます。これでは正しい対策はできませんね。

見える化されていれば怖くない

正しい情報が見えないと怖くなります。今日は仕事が順調に進んだような気がするけど、このペースで納期に間に合うのだろうか?という恐怖に怯えながら仕事をするので、定時で帰って良いのかどうかの判断ができません。心配なので残業してしまいます。残業するから効率が落ちます。悪循環です。

アクシアの従業員は「このままいけば納期に間に合うことがわかる」から安心して帰れます。問題があっても早い段階でわかるからギリギリになって手遅れになってから対処するということが少なくなります。

 

業務効率化するために「見える化」を進めていこうとすると、どうしてもシステム化が必要な場面が多く出てくると思います。アクシアは開発会社ですので必要なものは自分達ですぐに作ってしまえますが、予算などの兼ね合いでシステムをすぐに導入できない場合もあると思いますし、そもそも何をやればよいのかやっぱりわかりませんという方もいるかもしれません。

その場合はまずは「記録すること」からやってみてはいかがでしょうか。最初は手書きのメモでも構いません。

上でご紹介している生産性管理システムで行っている内容も、最初は手書きのメモからスタートしました。毎日私が一人ひとり進捗情報を聞いて回っていました。そしてそれをエクセルに入力して必要な数字をはじき出して見える化していました。

しかし人間の手でそれをやると毎日2、3時間かかってしまっていましたし、スケジュールの予定に変更が入ったときなどは膨大な修正時間が必要でした。だからシステム化したのです。

最初からいきなりシステム化でなくとも、毎日の残業時間をメモに残すとか、そういうすぐに取り組めるところからまずは見える化を進めていってみてはいかがでしょうか。